Riihimäen kaupunki ulkoisti ruokapalvelut Palmialle vuoden 2019 alussa. Samalla kaupunki halusi löytää aiempaa helpomman tavan henkilöstön työpaikkaruokailujen maksamiseen. Ratkaisuna käyttöön otettiin Eazybreak Kuntalounas, joka on selkeyttänyt ja helpottanut kaupungin lounasmaksukäytäntöjä.

Riihimäen kaupunki työllistää noin 1 500 henkilöä, joille tarjotaan jokaisena työpäivänä ateriaetu 12 koulussa, 11 päiväkodissa ja 22 sopimusravintolassa. Riihimäen kaupunki ulkoisti ruokapalvelut Palmialle vuoden 2019 alussa, ja etsi samalla helpotusta lounasmaksukäytäntöihinsä.

Ruokalipukkeita, nimilistoja ja sopimuslaskutusta sekä alennettuja ateriahintoja 

Osassa Riihimäen kaupungin työyksiköissä oli käytössä ruokalippuja, jotka jokaisen työntekijän piti henkilökohtaisesti käydä ostamassa asiakaspalvelupiste Tietotuvasta. Eri puolella kaupunkia työskentelevien työntekijöiden oli vaikeaa ehtiä Tietotuvalle normaalin toimistoaukiolon puitteissa, minkä takia käytäntö koettiin vaikeaksi. Osassa työyksiköitä käytössä oli nimilistoja, joihin ruokailukerrat koottiin ja toimitettiin keskuskeittiölle laskutusta varten. Ruokalippujen ja nimilistojen käsittely työllisti Tietotuvan ja keskuskeittiön henkilökuntaa.

– Riihimäellä sijaitsevissa sopimusravintoloissa työntekijämme maksoivat työntekijäosuuden kassalla ja laittoivat nimensä listalle. Nimilistojen perusteella sopimusravintolat laskuttivat työnantajan tukiosuudet kaupungilta kuukausittain.

Toimintatapa oli erittäin työläs ja hidas henkilöstön sekä ravintolan kannalta. Todellinen haaste nimilistoista syntyi kuitenkin henkilöstöhallinnossa, sillä laskujen käsittelijän piti tarkastaa kuukausittain kaikkien laskujen liitteinä olevat nimilistat, kertoo Riihimäen Kaupungin henkilöstön kehittämispäällikkö Päivi Ojanen.

Kaupungin omissa henkilöstöruokaloissa ateriatuki oli kompensoitu aterian hinnassa, eli työntekijät maksoivat ateriatuen verran halvemman hinnan suoraan ruokaloissa. Toimintatapa oli toimiva, mutta ruokapalvelujen ulkoistamisen vuoksi sitä ei voitu jatkaa enää. Tilalle piti löytää toinen henkilöstölounaiden maksujärjestely.

Eazybreak Kuntalounas selkeytti ja helpotti lounasmaksuja

Ratkaisuksi haasteisiinsa Riihimäen kaupunki valitsi Eazybreak Kuntalounaan, joka otettiin käyttöön kaikissa kaupungin lounaspaikoissa ja sopimusravintoloissa 2019 tammikuussa. Palvelun käyttöönotto tuki osaltaan Riihimäen kaupungin strategian #RipeäRiksu -kärkihanketta, jolla kaupunki pyrkii virtaviivaistamaan ja digitalisoimaan toimintatapojaan.

Lounaslipukkeiden, käteismaksujen ja nimilistojen sijaan kaupungin työntekijät alkoivat maksaa Eazybreak-mobiilisovelluksella. Eazybreak-sovelluksen suurimmaksi eduksi on koettu se, että lounasetu kulkee helposti mukana omassa puhelimessa. Henkilöstöruokala Varikossa on lisäksi otettu käyttöön maksupääteratkaisu, jossa työntekijät maksavat lounaansa vilauttamalla Eazybreakin toimittamia lähimaksutunnisteita Eazybreakin kehittämään lähimaksupäätteeseen.

Riihimäkeläisten yrittäjien sopimusravintoloissa syödyt lounaat Eazybreak laskuttaa kaupungilta yhdellä selkeällä koontilaskulla kahdesti kuukaudessa. Kymmenien laskujen sijaan kaupungille tulee nyt sopimusravintoloiden laskuja kuukausittain vain kaksi. Sopimusravintoloissa, kouluissa ja päiväkodeissa sekä henkilöstöruokaloissa syödyistä lounaista kaupunki veloittaa työntekijöiltä Verohallinnon luontoisetupäätöksen mukaisen omavastuuosuuden. Omavastuut veloitetaan sentilleen lounasedun käytön mukaan ja täysin automaattisesti Eazybreakin ja Riihimäen kaupungin palkanlaskentajärjestelmän välisellä integraatiolla.

– Eazybreakin käyttöönotto oli yllättävän vaivatonta ja helppoa. Kaikissa käyttöönoton vaiheissa saimme meille nimetyltä yhteyshenkilöltä aina välittömästi selkeitä ohjeita ja tukea. Lisäksi säännöllisissä tilannekatsauspalavereissa kävimme läpi kokemuksia ja saimme kertausohjeistusta järjestelmän käyttöön pääkäyttäjien kannalta, Ojanen kertoo.

Eazybreak säästää työaikakustannuksia ja toimii asiakkaan aitona yhteistyökumppanina

Eazybreak Kuntalounas on nopeuttanut lounasmaksamista Riihimäen kaupungissa, minkä ansiosta kiireiset lounastauot ovat kaupungin henkilöstölle aiempaa sujuvampia ja miellyttävämpiä. Konkreettista työtä Eazybreak on poistanut kaupungin henkilöstöhallinnosta vuositasolla noin 1 800 € arvosta. Merkittävimmät säästöt syntyvät kuitenkin siitä, ettei kaupungin työntekijöiden tarvitse käyttää työaikaansa käydäkseen asiakaspalvelupiste Tietotuvassa ostamassa ruokalipukkeita. Ruokalipukkeiden noutamisen sijaan työntekijät voivat käyttää aiempaa enemmän aikaa työnsä tekemiseen.

Yhteistyö Riihimäen kaupungin ja Eazybreakin välillä on toiminut alusta asti sujuvasti.

– Käyttöönoton ja ensimmäisen vuoden käyttökokemuksen perusteella Eazybrek todella toimii asiakkaan aitona yhteistyökumppanina, jonka tavoitteena on luoda meille sujuvat palvelut ja tehostaa prosessiamme työpaikkaruokailuun liittyen.

Asiakaspalvelu on joustavaa ja nopeaa, vastauksen saa joko heti tai ainakin saman päivän aikana. Eazybreak vastaa myös suoraan työntekijöidemme maksamiseen tai vaikkapa sopimusruokapaikkojen hintoihin liittyviin kysymyksiin, joka säästää aikaa henkilöstöhallinnolta, Ojanen kiittelee.

Riihimäki on tiivis, viihtyisä ja vilkas pääradan varrella sijaitseva kaupunki, jossa asukkaan arki on helppoa, sujuvaa ja turvallista. Kaupunki tunnetaan robotiikkaan erikoistuneesta opetuksesta, kiertotalousosaamisesta sekä runsaasta yritys- ja kulttuuritarjonnasta. Riihimäkeläiset pääsevät vaikuttamaan omaa arkeaan koskeviin päätöksiin.