1 Eazybreak lyhyesti
Eazybreak on monipuolinen ja joustava lounaan (henkilöstö-, laitos- ja valvontalounas) kirjaustapa. Eazybreak huomioi verottajan ohjeet työsuhde-eduissa. Eazybreak on sähköinen palvelu, jossa
| Kauppias | Kauppias (kuntaravintola) rekisteröityy palveluntarjoajaksi. |
| Työnantaja | Työnantaja (kunta tai kaupunki) rekisteröityy edun tarjoajaksi ja määrittelee edun käyttöön liittyvät säännöt. |
| Työntekijä | Työntekijä rekisteröidään edunsaajaksi. |
| Maksutapa | Mobiiliseteli eli maksukuitti esitetään puhelimen näytöltä kassalla tai lounaan kirjaus suoritetaan Eazybreak-lähimaksupäätteeseen. |
| Myynti | Kirjattu lounas lisätään automaattisesti kauppiaan Eazybreak-raportteihin. |
| Raportit | Eazybreak-raportoinnin avulla on helppo seurata käytettyjen lounaiden kirjauksia. Raportit toimivat laskutuksen tukena. |
2 Eazybreak-setelityypit
| Henkilöstölounas | Eazybreak Henkilöstölounassetelillä voi kirjata henkilöstölounaan ennakkoon sovitulla lounashinnalla. |
| Laitoslounas | Eazybreak Laitoslounassetelillä voi kirjata laitoslounaan ennakkoon sovitulla lounashinnalla. |
| Valvontalounas | Eazybreak Valvontalounassetelillä voi kirjata valvontalounaan Eazybreak Palveluun. |
3 Eazybreak-kauppias
- Kuntalounaita tarjoavat ravintolat ja ruokalat rekisteröidään Eazybreak Palveluun palveluntarjojiksi.
- Työntekijät löytävät kuntalounaita tarjoavat ruokalat ja ravintolat paikat omalta Eazybreak-käyttäjätililtään tai matkapuhelinsovelluksestaan
4 Eazybreak-maksutapa
Eazybreak-maksu (lounaan kirjaus) suoritetaan mobiilisetelillä tai lähimaksuna, jos käytössäsi on Eazybreak lähimaksupääte. Lähimaksu edellyttää erikseen hinnoitellun Eazybreak-lähimaksupäätteen käyttöönottoa lounaspaikassasi.
4.1 Mobiiliseteli
Asiakkaasi saa maksukuitin eli mobiilisetelin matkapuhelimeensa valitsemalla toimipaikkasi käyttäjätililtään / sovelluksesta. Mobiilisetelissä on seuraavat tiedot (alla esimerkkejä seteleistä):
- Setelin kolmiosainen koodi esim. W599-1-KZ56, jossa
- W599 on toimipaikan päiväkoodi: päiväkoodin tulee vastata toimipaikan ko. päivän koodia
- 1 = setelin järjestysnumero, järjestysnumeron voit vastaanottaa vain kerran päivässä
- KZ56 = digitaalinen vesileima (Eazybreakin käyttöön)
- Setelityyppi, setelin arvo, sopimustunnus (suluissa)
- Maksajan tiedot
- Voimassaolopäivä ja -aika
- Toimipaikkasi nimi
- iOS ja Android puhelinmalleissa mobiilisetelin animoitu elementti, sykkivä Eazybreak logo kertoo, ettei seteli ole kuvankaappaus.
Kassalla tarkistetaan setelin oikeellisuus. Lue mobiilisetelin tarkistukseen liittyvät kassaohjeet:
4.2 Eazybreak-lähimaksu
Eazybreak-lähimaksupääte nopeuttaa lounaan kirjausta kassalla.
Kirjaus suoritetaan Eazybreak-lähimaksutunnisteella, joka sisältää työntekijäkohtaisen lähimaksuominaisuuden. Maksutunnisteita on erilaisia. Työnantaja valitsee yrityksessä käytettävän maksutunnistemallin.
Tunniste viedään maksupäätteen lukualueelle. Maksupääte rekisteröi maksun ja tallentaa sen kauppiaan Eazybreak-tilin päivän myyntiin.
Lue lisää erikseen hinnoitellusta Eazybreak-maksupäätteestä (ohjeet, hinnasto ja takuuehdot) tai pyydä lisätietoja myynnistämme ([email protected]).
5 Rekisteröinti
Eazybreak Palveluun rekisteröinnissä ilmoitetaan
- kaupparekisteritiedot (nimi, y-tunnus)
- kauppiastilin hallinnoijat (pääkäyttäjät)
- maksutavan vastaanottavat toimipaikat, niiden osoitetiedot ja pääkäyttäjät.
Rekisteröinnin yhteydessä hyväksytään Eazybreak-palvelun sopimusehdot, sopimukset henkilötietojen käsittelystä ja hinnaston. Kun rekisteröinti on valmis, saat käyttöösi Eazybreak-tilin ja Kauppiaan työkalut.
6 Kauppiaan työkalut
Kauppiastilisi sivuilla ja raporteissa on käytössäsi mm. seuraavia toimintoja:
- haku päivämäärillä/hakusanalla
- sarakkeiden lajittelu nousevaksi/laskevaksi osoitekentässä
- tietojen suodatus alasvetovalikkojen avulla
- siirtyminen edellinen/seuraava painikkeella toisen päivän, viikon tai kuukauden tietoihin
- raportin vienti CSV- tai Excel-tiedostoksi
6.1 Käyttäjätilisi
Käyttäjätiedot: Sähköpostiosoitteesi toimii käyttäjätunnuksenasi.
Salasanan vaihto: Salasanan voit vaihtaa ilmoittamalla vanhan ja uuden salasanasi sekä tallentamalla tiedot.
Käyttöehdot, sopimukset henkilötietojen käsittelystä ja tietoturvaselosteet: Hyväksyt Eazybreak-palvelun sopimusehdot rekisteröinnin yhteydessä. Tutustu sopimusehtoihimme ja tietosuojaselosteeseen, sekä sopimuksiin omien henkilötietojenne käsittelystä sekä Eazybreak asiakkaiden henkilötietojen käsittelystä
6.2 Yritys
Kauppiasyrityksen perustietoja ovat kaupparekisteritiedot ja pankkiyhteystiedot (ei käytössä kuntasektorilla).
Tiedotteet mm. infokirjeet, ohjeet palvelun uusista ominaisuuksista ja mahdolliset häiriötiedotteet toimitetaan Eazybreak tiedotteiden sähköpostiosoitteeseen.
Voit lisätä kauppiastilillesi muita pääkäyttäjiä, joilla on oikeus kauppiastilin ja toimipaikkojen tietoihin. Uusi pääkäyttäjä saa sähköpostiinsa ilmoituksen käyttöoikeuksistaan. Voit poistaa pääkäyttäjiä.
- Voit valita pääkäyttäjät, jotka vastaanottavat asiakasyritysten sopimusehdotukset (sopimuslounas) sähköpostiinsa ja joille annat vain lukuoikeudet tilitietoihin.
- Tärkeää: Avaa käyttöoikeudet myös kirjanpitäjälle ja talouteen, jolloin raportteja voidaan hakea suoraan palvelusta.
- Pääkäyttäjä voi hallinnoida useaa kauppiasyritystä tunnuksillaan. Tällöin kauppiasyritys valitaan alasvetovalikosta.
6.3 Toimipaikat
Palveluun rekisteröidään ruokalat ja ravintolat, joissa Eazybreak-maksutapa vastaanotetaan.
Lisää uusi
| Toimipaikan nimi/lyhytnimi | Asiakkaasi tunnistaa toimipaikkasi sen nimestä käyttäjätilillään /sovelluksessa. Toimipaikan lyhytnimi esitetään mobiilisetelissä. |
| Sisäinen tunniste | Sisäiseen käyttöösi, toimipaikkakohtainen. Käytetään rapoteissa. |
| www-osoite | Toimipaikkasi www-osoite. Asiakkaasi näkevät tiedon käyttäjätilillään. |
| Eazybreak tiedotteiden sähköpostiosoite | Mm. infokirjeet, ohjeet palvelun uusista ominaisuuksista ja mahdolliset häiriötiedotteet toimitetaan ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen. |
| Pankkitili ja viite | Ei käytössä kuntalounasmallissa. |
| Toimipaikassa tarjolla oleva palvelu | Kuntapalvelu |
| Kuvausteksti | Lounaspaikan kuvaus, jonka asiakkaat näkevät Eazybreak-käyttäjätilillään. |
| Näytä toimipaikka vain valituille asiakkaille | Kuntapalveluissa vain tietyt asiakkaat voivat lounastaa toimipaikassasi, joten asiakasyritykset, jotka voivat käyttää maksutapaa toimipaikassasi tulee lisätä toimipaikan tietoihin. Valitse yritykset: Etsi, lisää ja poista Eazybreak Palveluun rekisteröityneitä yrityksiä nimihaulla. |
| Hallinnoi kassalaitteita | Ei käytössä |
| Käyntiosoite | Toimipaikan osoitetieto (kaupunki ja katuosoite). Palvelu (nettitili ja sovellus) käyttää karttahakua (Google Maps), jonka avulla asiakkaasi löytää helposti toimipaikkasi. Lisätietokentässä voi tarkentaa osoitetta (mm. kerros, rakennus tms.) |
| Postiosoite | Ei käytössä |
| Pääkäyttäjä | Voit lisätä toimipaikalle pääkäyttäjiä, joilla on oikeus toimipaikkojen tietoihin. Uusi pääkäyttäjä saa sähköpostiinsa tiedot käyttöoikeuksistaan. – Pääkäyttäjälle voidaan antaa tilitietoihin vain lukuoikeudet. – Pääkäyttäjä voi hallinnoida useita toimipaikkoja, jolloin toimipaikka valitaan alasvetovalikosta. Voit poistaa pääkäyttäjiä. |
Toimipaikan muokkaus
Muokkaa -toiminnolla pääset toimipaikan tietojen muokkaukseen.
Toimipaikan tilan muokkaus
- Aktiivinen: Asiakkaasi voivat suorittaa lounaan kirjauksia matkapuhelimellaan toimipaikkaasi.
- Epäaktiivinen: Toimipaikkaasi ei voi suorittaa lounaan kirjauksia matkapuhelimellaan(esim. lomat, remontit tms.).
Sopimusehtojen mukaisesti sinun tulee asettaa toimipaikka epäaktiiviseen tilaan, mikäli palvelujasi ei voi käyttää.
- Voit asettaa tilan heti epäaktiiviseksi (Poista käytöstä heti) tai aktiiviseksi (Ota käyttöön).
- Voit ajastaa tilan epäaktiiviseksi ajaksi, jolloin asiakas ei voi käyttää toimipaikan palveluita esim. remontin, kesäloman tai muun syyn vuoksi. Ilmoita alkaen ja päättyen päivämäärät ja Tallenna. Useampia ajastuksia voidaan tehdä kerrallaan. Ajastuksen voi poistaa painikkeella Poista.
Toimipaikan poisto
Voit poistaa toimipaikan, joka ei ole enä toiminnassa tai jossa ei enää vastaanoteta Eazybreak-maksuja.
6.4 Sopimukset
Eazybreak-palvelun kautta tehdyt kuntalounassopimukset ovat kauppiaan ja asiakasyrityksen välisiä sopimuksia, joten niihin liittyvät keskustelut käydään näiden osapuolien kesken. Sopimuksessa ilmoitetaan asiakkaan yhteystiedot, joten ole tarvittaessa yhteydessä suoraan asiakasyritykseen sopimuksesta. Eazybreak ei vastaa näistä sopimuksista.
Asiakasyritys lähettää kauppiaalle Eazybreak-palvelun kautta sopimusehdotuksen, josta saat tiedon Eazybreak-tilillesi ja sähköpostitse. Voit hyväksy sopimukset manuaalisesti tai automaattisesti (katso Sopimusasetukset).
Hyväksyntää odottavat sopimukset
Hyväksy tai hylkää asiakkaasi sopimusehdotus. Voit käsitellä useita setelityyppikohtaisia sopimusehtotuksia samanaikaisesti. Valitse vahvistettavat sopimukset ensimmäisen sarakkeen valintaruudusta ja valitse sivun alalaidasta Vahvista valitut. Kuntalounasseteleille ilmoitat sopimushinnan ja valitse “Vahvista”. Mobiilisetelissä esitetään sopimustunniste (yrityksen nimi tai lyhenne nimestä). Valvontalounaan arvo on aina verottajan määrittämä.
Voimassaolevat sopimukset
Voit ajastaa asiakkaan lounashinnan hintamuutokset. Valitse käsiteltävät sopimukset ensimmäisen sarakkeen valintaruudusta ja valitse sivun alalaidasta Vahvista valitut. Ilmoita uusi sopimushinta ja päivämäärä, jolloin uusi hinta astuu voimaan (aikaisintaan seuraava päivä) ja valitse Tallenna. Palvelu lähettää asiakasyrityksillesi ilmoituksen tulevasta muutoksesta. Ilmoita samalla yhteystiedot sopimusasiakkaalle, mikäli hän haluaa olla yhteydessä sopimushinnan muutoksesta.
Sopimuksen poisto lähettää sähköposti-ilmoituksen asiakasyritykselle. Ilmoitathan asiakkaallesi, miksi poistat sopimuksen.
Sopimusasetukset (ei toistaiseksi käytössä kuntalounas mallissa)
| Hyväksy sopimukset automaattisesti | Tällä ominaisuudella helpotat sopimusten hallinnointia. Ilmoita lounaan hinta ravintoloillesi Palvelu hyväksyy tällöin uudet sopimukset automaattisesti ko hinnalla kahden vuorokauden kuluttua sopimusehdotuksesta. Sopimuksen tietoja voit muokata tarvittaessa myös manuaalisesti. |
| Aseta sopimushinta toimipaikkakohtaisesti | Jos toimipaikoillasi on yksilölliset lounashinnat, voit asettaa hinnat per toimipaikka. Jos jätät hintakentän tyhjäksi, ei sopimusta hyväksytä automaattiseti. |
6.5 Raportit
Myynnin seurannan, laskutuksen ja kirjanpidon tukena on kauppiastilin raportit. Eazybreak-palvelussa käytettyjen seteleiden kirjaus on täysin automatisoitu. Raporteissa voi esiintyä pyöristyseroja.
6.5.1 Myyntiraportit
Myynti toimipaikoittain / Myynti asiakasyrityksittäin / Myynti setelityypeittäin
Valittuna ajanjaksona käytetyt setelit. Toimipaikan/Asiakasyrityksen/Setelityypin nimen jälkeen olevasta nuolesta voit avata tarkennetut tiedot.
Viikon myynti
Valitun viikon myynti päivittäin. Ilmoita päivämäärä, jonka perusteella viikon tiedot esitetään.
6.5.2 Laskutus
Käytä raportteja hyödyksesi (esim. myynti asiakasyrityksittäin) laskuttaessasi kirjattuja lounaita asiakkaaltasi.
6.6 Päivän tapahtumat
Sisältää toimipaikkakohtaisen reaaliaikaisen myynnin.
| Päiväkoodi | Päivän toimipaikkakohtainen ja yksilöivä päiväkoodi, joka tulee olla ko. päivänä vastaanotetuissa mobiiliseteleissä. Seteliä ei voi hyväksyä maksuvälineeksi, jos setelin päiväkoodi ei täsmää palvelussa ilmoitettua päiväkoodia. |
| Toimipaikkakoodi | Toimipaikkakoodisi, jota asiakkaasi käyttää mobiilisetelin tilauksessa |
| 18171 | Puhelinnumero asiakkaasi tekstiviestitilauksiin. Toimipaikkakoodisi lähetetään tekstiviestinä Eazybreakin tilausnumeroon 18171 ja mobiiliseteli toimitetaan paluuviestinä matkapuhelimeen. |
6.6.1 Päivän myynti
Kooste toimipaikan päivän myynnistä sekä yksittäisten maksusuoritusten tiedoista. Kohdennetussa maksamisessa ilmoitamme myös maksajan nimitiedot.
Voit merkitä vastaanottamasi mobiilisetelin suoraan Päivän myyntiin tarkistetuksi Tarkistettu-painikkeella.
6.6.2 Päiväkoodilista
Mobiilisetelin koodin 4 ensimmäistä merkkiä on Päiväkoodi. Eazybreak generoi toimipaikkakohtaisen päiväkoodin kuukauden jokaiselle päivälle. Voit tulostaa kuukauden päiväkoodilistan kassalle valmiiksi. Huolehdi, että päiväkoodit eivät päädy ulkopuolisten tietoon.
6.6.3 Asiakasmäärälista
Kukin mobiiliseteli saa päiväkohtaisen järjestysnumeron (esim. koodi W599-1-KZ56, jossa järjestysnumero = 1). Kassalle voidaan tulostaa asiakasmäärälista (arvioidulle käyttäjämäärälle) setelin manuaalista tarkistusta varten, jolloin vastaanotetun setelin järjestysnumero merkitään listalle käytetyksi. Seteliä ei voi hyväksyä maksuvälineeksi, jos ko. järjestysnumero on jo käytetty.
6.6.4 Myynnin peruutus
Eazybreak mahdollistaa maksun/mobiilisetelin peruutuksen (Myyntitapahtuman peruutus), kun mobiiliseteliä ei voida käyttää esim. kun
- maksu on suoritettu virheellisesti väärälle toimipaikalle.
- kyseessä on muu peruutusta vaativa syy.
Voit peruuttaa kuluvan päivän setelin Peruuta myyntitapahtuma –toiminnolla.
- Pyydä asiakkaaltasi maksun/setelin tarkat tiedot (asiakkaan nimi, setelin koodi, arvo tms).
- Etsi setelin tiedot Päivän tapahtumat –sivulta.
- Peruuta/Poista seteli päivän myynnistäsi sen yksilöivällä koodilla (esim.W599-1-KZ56).
Peruutus voidaan tehdä myös Eazybreak-käyttäjätuessa (arkisin klo 8-17). Tehdessämme peruutuksen puolestasi, palvelu lähettää peruutuksesta ilmoituksen sinun ja asiakkaasi sähköpostiin.
6.6.5 Myynnin lisäys
Eazybreak Palvelun, alihankkijoidemme (esim. teleoperaattorit) tai asiakkaan matkapuhelimessa olevat häiriötilanteet tai tekniset ongelmat ovat harvinaisia, mutta mahdollisia. Tutustu ongelmatilanneohjeisiimme.
Eazybreak mahdollistaa myynnin/mobiilisetelin kirjaukset kuluvan päivän myyntiisi (Myyntitapahtuman lisäys). Päätät itse, luovutatko tuotteen tai palvelun asiakkaalle ilman todennettua mobiiliseteliä/maksua. Tällöin suosittelemme varmistamaan asiakkaan henkilöllisyyden.
- Kirjaa kassalla ylös asiakkaan tiedot (puhelinnumero, nimi, yritys).
- Käytä apunasi tililtäsi Tulostettavaa myyntitapahtuma-taulukkoa, johon kirjaus on helppo tehdä.
- Jos kassalla on internet-yhteys, voit kirjata myynnin suoraan kauppiastilisi sähköiselle lomakkeelle.
Tapahtuman lisääminen
Vaihe 1: Anna asiakkaan puhelinnumero ja setelin lukumäärä ja/tai arvo ja Tallenna ja lisää uusi.
Vaihe 2: Palvelu etsii käyttäjän tiedot valmiiksi lomakkeelle. Tarkista, että tiedot täsmäävät kirjattuihin tietoihin. Mikäli tietoja ei löydy, anna lisätietona asiakkaan nimi ja työnantajayritys.
Vaihe 3: Palvelu lisää myyntitapahtuman listalle. Mikäli tallennus päättyy virheeseen, tiedot näkyvät listalla punaisella (esim. seteleitä ei käytössä).
Vaihe 4: Lisättyäsi kaikki tapahtumat valitse Lopeta ja raportoi virheelliset. Palvelu toimittaa automaattisesti käyttäjätukeemme tiedot virheistä ja pyrimme ne selvittämään (esim. puhelinnumero väärin tms.).
Eazybreak ei voi taata, että myynnin lisäys jälkikäteen ilmoitetuin tiedoin on mahdollista.
7 Käyttäjätilille kirjautuminen
Sähköpostiosoitteesi toimii käyttäjätunnuksenasi Eazybreak-käyttäjätilille. Salasanan voit muuttaa tarvittaessa käyttäjätilin tiedoissa.
Mikäli kirjautuminen käyttäjätilille ei onnistu
- tyhjennä selaimen historiatiedot. Vanhat kirjautumistiedot voivat sekoittaa palveluun kirjautumista.
- sulje ja avaa selain uudelleen ja kirjaudu uudelleen palveluun.
- kirjoita käyttäjätunnuksesi ja salasanasi, älä kopio tietoja. Kopioidessa voi tunnuksen eteen tai loppuun tulla ylimääräisiä merkkejä.
- kokeile kirjautumista kokonaan toisella selaimella tai toisella tietokoneella.
8 Unohtunut salasana
Käytä kirjautumissivun Unohditko salasanasi –toimintoa. Ilmoita käyttäjätunnuksesi (sähköpostiosoite), jolloin saat salasanan vaihtoon tarvittavat ohjeet antamaasi sähköpostiosoitteeseen.
9 Käyttäjätuki
Eazybreak-käyttäjätilisi ohjeet
Kauppiaan työkaluissa on kattavat ohjeet Eazybreak Palvelusta. Tutustu myös muihin ohjeisiin.
Eazybreak -käyttäjätuki
Ole tarvittaessa yhteydessä Eazybreak-käyttäjätukeen. Autamme mielellämme.
Puhelin : 0207 40 2730, arkisin klo 8-17
Sähköposti: [email protected]
Huomioi, että lounassopimuksiin liittyvissä asioissa sinun tulee olla yhteydessä asiakasyritykseen eli sopimuskumppaniisi. Eazybreak ei vastaa lounassopimuksista.