Telefaksi, VHS-kasetit, Space Invaders -peliautomaatit ja perinteinen lounasseteli on kaikki keksitty 1970-luvulla. Ja jokainen niistä on siirtynyt digimaailmaan kehittyneempien teknologioiden muokattua kuluttajien käyttäytymistä, mutta yksi niistä elää alkuperäisessä muodossaan edelleen vahvana. Paperisia lounasseteleitä käytetään tänäkin päivänä todella monessa suomalaisessa yrityksessä, vaikka ne tulevat kalliiksi ja vaativat kohtuuttomasti aikaa sekä vaivaa. Maksamisen siirtyessä kännykkään yhä kiihtyvällä vauhdilla lounasedullekin on tarjolla useita paperilippuja helpompia ratkaisuja. Kysymys siis kuuluu: miksi tilaat lounasseteleitä vielä 2020-luvulla?
“Näin on aina tehty”
Tietotekniikka ja tekoäly muokkaavat maailmaamme yhä kiihtyvällä vauhdilla, ja siksi muutoksen huomaaminen voi tuntua haasteelta. Tämän takia vanhoja tapoja ei välttämättä edes tajuta pohtia sen kannalta, että löytyisikö tähän jokin helpompi tapa. Paperiset lounassetelit ovat tästä hyvä esimerkki, sillä ne ovat monessa yrityksessä olleet pitkään käytössä ja niiden hallinnoinnista on tullut arkinen rutiini. Paperilounarit kuitenkin vaativat aina jonkun henkilön, joka niitä yrityksessä pyörittelee. Sanotaan häntä tässä nyt Petraksi. Yleensä Petra kyselee ensin, että paljonko paperia Toni tai Tiina ensi kuussa haluaa käyttää lounasmaksuihin – tai voidaanhan nämä kyselyt toki jättää väliinkin, jolloin Tiinalla ja Tonilla jää seteleitä varmasti käyttämättä maksimitilauksesta. Sitten Petra tilaa lounariniput toimistolle, jakaa ne Tonille ja Tiinalle ja vähentää niiden verotusarvon heidän seuraavasta palkastaan.
Mitäs sitten tapahtuisi, jos lounasseteleitä ei tarvitsisi enää jakaa ollenkaan? Jos kuukauden lounasedut kilahtaisivat ihan itsestään joka kuukausi Tonin ja Tiinan digitaaliselle käyttäjätilille, mistä lounasmaksuja voisi tehdä vaikka mobiilisovelluksen kautta? Ainakin se, että Petralle vapautuisi kuukaudessa tunti tai pari työaikaa tärkeämpiin asioihin, kuten vaikkapa kirjanpidon, työnantajamielikuvan tai kasvustrategioiden pohtimiseen. Nämä kehittävämmät tehtävät, joista Petra voisi oppia valtavasti uutta, motivoisivat häntä varmasti enemmän kuin 100-prosenttisesti ohjelmistojen tehtävissä olevien mekaanisten tilaus- ja jakamistehtävien tekeminen. Samalla Petra nauttisi työstään enemmän ja sitoutuisi työnantajaansa hitusen enemmän.
Tonin ja Tiinan näkökulmasta lounasedun käyttäminen helpottuisi, kun ei tarvitsisi erikseen tilailla mitään seteleitä, vaan joka kuukausi kännykkään kilahtaisi uusi satsi digitaalisia lounasoikeuksia. Tonikin on varmasti matkan varrella tottunut siihen, että joka kuukausi hänen palkastaan vähennetään tietty summa lounareista – ja että summa on sama riippumatta siitä, montako seteliä häviää, vanhenee tai tuhoutuu farkun taskuissa pyykkikoneessa. Tällainen yliveloitus ei tunnu kovin reilulta, eikä se ole nykyaikana tarpeenkaan. Markkinoilta kun löytyy myös mobiiliratkaisuja, joissa työntekijältä lounasedusta veloitettava summa perustuu todelliseen käyttöön.
“Eihän ne lounarit nyt niin paljon maksa”
Ylläolevan paperin kiertokulun konkreettisin seuraus on se, että monelta ihmiseltä menee hukkaan aikaa ja rahaa. Vaikka lounasseteleistä luontoisetuna syntyy verohyötyä sekä yritykselle että työntekijälle, joutuvat molemmat maksamaan turhasta. Yritys joutuu ensiksi maksamaan ostetut setelit täydellä arvollaan, vaikkeivät työntekijät niin paljon niitä käyttäisikään. Tämä fakta tarkoittaa sitä, että yritys sitoo lounasetuihinsa sellaista pääomaa, jonka voisi mieluummin pitää yrityksen kassassa ja käyttää tuottavaan liiketoimintaan. Lisäksi paperisetelien tilailuun ja jakamiseen kuluu tunti pari työaikaa kuukaudessa, mikä tuottaa turhia työaikakustannuksia. Vaikka tämä homma olisi ulkoistettu esim. tilitoimiston hoidettavaksi, niin turhia ja täysin vältettävissä olevia kuluja syntyy silti.
Paperisille lounasseteleille pitää myös valita tietty arvo niitä tilatessa, esimerkiksi tämän vuoden maksimi 10,70 €. Tällöin jokaisesta yksittäisestä setelistä jää yrityksen sekä työntekijän jo maksamaa rahaa käyttämättä, jos ostettu lounas onkin halvempi. Nämäkin sentit olisi mahdollista säästää mobiiliratkaisulla, jonka laskutus ja työntekijäosuuden veloitukset perustuvat todelliseen edun käyttöön.
Merkittävin taloudellinen seikka paperiseteleissä on kuitenkin niistä ylijäävä hävikki. Setelit voivat unohtua kesämökin terassille, päätyä pyykkikoneeseen housujen taskussa tai ihan vain vanhentua käyttämättöminä. Jos 10-henkisen yrityksen kultakin työntekijältä jää edes yksi seteli, eli noin 5 % kuukauden lounareista, käyttämättä joka kuukausi, menettää yritys vuodessa reilut 1 200 €.
“Hyvä jos meidän porukka syö lounaan, mutta ei sillä ole niin väliä missä”
Me ajattelemme tästä vähän samoin kuin mainonnan ostamisesta. Siellä ostopäätöksemme ratkaisee se, kuinka hyvän tuoton saamme sijoitetuille euroillemme missäkin mainoskanavassa. Lounasruokailun tuottona pidämme sitä, että jaksamme tehdä töitä koko päivän ja voimme yleisesti hyvin. Jaksamiseen vaikuttaa se, syömmekö pääasiassa terveellistä lounasruokaa henkilöstöravintoloissa vai pitsaa pikaruokaravintoloissa. Tuoton arvioimiseen tarvitsemme tietysti tiedon siitä, missä käytämme lounasetuamme. Paperisia lounasseteleitä käyttäessämme meillä ei olisi edes teoriassa mahdollisuutta saada tietoa siitä, missä porukkamme oikein ruokailee. Me vain jakaisimme setelit ja niistä ehkä osa käytettäisiin terveellistä ruokaa tarjoavissa henkilöstöruokaloissa, mutta mitään varmuutta tästä emme saisi. Erilaisilla mobiiliratkaisuilla yrityksen on mahdollista tarjota joustava lounasetu niin, että sen käyttöä pystytään kohdistamaan haluttuihin terveellistä ruokaa tarjoaviin ravintoloihin. Näin työnantaja voi edesauttaa henkilöstön hyvinvointia.
Lounassetelien käytön seurannan mahdottomuudella on yksi todella konkreettinen varjopuoli, sillä niitä on harvinaisen helppo väärinkäyttää. Lounasetu on olemassa suomalaisessa työelämässä, jotta työnantajat voisivat tukea henkilöstönsä jaksamista työpäivän aikana. Juuri tämän lähtökohdan vuoksi Verohallinto on myöntänyt lounasedulle verokevennyksen. Lounasetu on siten tarkoitettu työpäivän aikana tapahtuvaan lounastamiseen, minkä takia etuus on myös henkilökohtainen. Valitettavasti paperisten setelien kanssa törmäämme usein keskusteluissa siihen, että henkilöstö säästää lounasseteleitä ja vie vaimonsa sekä pari lastaan kerran kuussa syömään oikein kunnon ravintolaan – täysin työnantajan piikkiin.
Eli – miksi tilaat lounasseteleitä vieläkin?
Paperisten lounasseteleiden tilaamiselle ei tunnu olevan mitään muuta järkiperäistä syytä kuin se, että niistä on tullut talon tapa eikä asiaa ole pohdittu sen kummemmin. Seuraavan lounaritilauksen sijaan nyt olisikin hyvä hetki tutustua esimerkiksi meidän palveluumme – mitä voit kokeilla helposti 2 kuukauden ajan ilman palvelumaksuja.
