Työsuhde-edut ovat osa nykyaikaista työelämää. Niillä voi parantaa yrityksen imagoa ja mahdollisuuksia rekrytointimarkkinoilla. Joillakin aloilla on totuttu jopa hyvin laajoihin työsuhde-etuihin ja niillä houkutellaan uusia työntekijöitä sekä pidetään hyvät tekijät talossa. Etujen käytön helppous on myös tärkeää sekä työntekijöille että hallinnolle.

Yleisimpiä työsuhde-etuja ovat lounas- ja erilaiset kulttuuri- ja liikuntasetelit. Niiden käyttö voi kuitenkin lisätä yrityksen hallinnon ja työntekijöiden työtaakkaa merkittävästi, kun etusetelit pitää konkreettisesti jakaa tai ladata käyttöön kuukausittain ja niistä kertyvät omavastuuosuudet täytyy kirjata palkanlaskentaan käsin. Etuuksien käyttöönotto uudelle työntekijälle vaatii myös käsityötä. Lisäksi työntekijätietojen kirjautuminen ja etuuksien käyttöön saaminen voi kestää jopa viikkoja.

Eazybreak ja Netvisor automatisoivat työsuhde-etujen hallinnoinnin

Eazybreakin ja Netvisor taloushallinto-ohjelmiston integraatio automatisoi työsuhde-etujen hallinnointityön lähes kokonaan. Integraation avulla yritys säästää hallinnointikuluissa sekä helpottaa hallinnon työtaakkaa ja työntekijöiden etuuksien käyttöä.

Palkanlaskijan arki helpottuu jo uuden työntekijän tullessa taloon. Integraation avulla palkansaajatiedot siirtyvät Netvisorista Eazybreakille automaattisesti, jolloin työsuhde-etujen käyttäjähallinta automatisoituu, eikä tietoja tarvitse kirjata kahteen kertaan. Eazybreakista puolestaan siirtyy Netvisoriin tieto edunsaajan omavastuuosuuksista palkkakäsittelyä varten. Automaation ansiosta palkanlaskijan ei tarvitse enää tarkistaa käytettyjen etuuksien määrää palkansaajakohtaisesti, eikä laskea ja kirjata lounasvähennyksiä palkkalaskelmille.

Työntekijäkin on tyytyväinen

Automaatio nopeuttaa etujen käyttöönottoa. Aikaisemmin lounasedun aktivointi uudelle työntekijälle on voinut kestää viikkoja. Eazybreak-edut ovat uudella työntekijällä käytössä yleensä saman tien, viimeistään seuraavana päivänä. Hänen pitää vain ladata kännykkäänsä Eazybreak-sovellus, jonka jälkeen hän voi käyttää työsuhde-etuja älypuhelimellaan. Työntekijän ei myöskään tarvitse varata etukäteen rahaa lounasetua varten, vaan raha liikkuu vasta lounaiden syömisen jälkeen.

Jatkossa kenenkään ei tarvitse huolehtia etuuksien lataamisesta tai jakamisesta eikä seteleiden tai korttien mukana kuljettamisesta. Eazybreakin automaatio huolehtii, että edut jaetaan työntekijöille ajallaan ja oikeilla määrillä. Jako tapahtuu valittujen asetusten mukaan. Mobiilisovelluksessa tiedot ovat koko ajan ajan tasalla. Tiedot palkansaajan matkapuhelimen kautta maksamista ja käyttämistä eduista ajetaan päivittäin Eazybreakin kautta Netvisorin palkanlaskentaan noin vuorokauden viiveellä.

Helppo käyttöönotto

Netvisor-käyttäjille Eazybreakin palveluiden käyttöönotto on erittäin helppoa. Se tapahtuu Netvisor Storen kautta, muutamassa minuutissa. Netvisor-integraation käyttöönotossa valitaan, mitä etuuksia halutaan käyttää; vaihtoehtoina ovat lounas-, liikunta-, kulttuuri- ja työmatkaedut.

Tämän jälkeen haetaan Netvisorista palkansaajien tiedot Eazybreakiin. Sekin tapahtuu automaation avulla. Kaikkien työntekijöiden tiedot siirtyvät yhdellä napin painalluksella järjestelmästä toiseen. Ainoa vaatimus järjestelmän toimivuudelle on, että jokaisella palkansaajalla on toimiva sähköpostiosoite.

Eazybreak laskuttaa käytettävät etuudet yritykseltä ennakkona. Ensimmäinen ennakko arvioidaan käyttäjämäärän mukaisesti noin kuukaudeksi. Sen jälkeen järjestelmän automaatio tarkkailee, milloin ennakkoa on jäljellä noin kahden viikon ajaksi ja lähettää sitten uuden ennakkolaskun yritykselle.

Helpota hallinnon taakkaa ja säästä työsuhde-etujen käsittelykuluista. Eazybreakin käyttöönotto on veloitukseton. Maksat vain käytöstä etujen käyttäjien määrän mukaan. Jos et ole vielä Netvisor-asiakas, voit tutustua ohjelmistoon ja pyytää esittelyn Netvisorin verkkosivuilta.

Kirjoittaja, Ani Rumpu, työskentelee Visma Solutionsin markkinoinnissa sisällöntuottajana.