YLEISET SOPIMUSEHDOT TYÖNANTAJAYRITYKSELLE
Versio 26.05.2020
Eazybreak on digitaalinen palvelu, jolla työnantajayritys (”sinä ”) tarjoaa työntekijöilleen työsuhde-etuja. Olemme koonneet alle oleellisia asioita, jotta yhteistyömme toimisi mahdollisimman sujuvasti. Rekisteröidyttyäsi Eazybreak Oy:n (” Eazybreak ” tai ” me ”) asiakkaaksi me molemmat sitoudumme toimimaan näiden sopimusehtojen mukaan.
Sinulla saattaa olla näiden ehtojen lisäksi meidän kanssamme allekirjoitettu sopimus palveluiden toteuttamisesta. Tällaisessa sopimuksessa olevat määräykset menevät pätevyysjärjestyksessä alla olevien ehtojen edelle. Näihin ehtoihin kuuluu olennaisena osana myös sopimus henkilötietojen käsittelystä. Tuo sopimus menee myös pätevyysjärjestyksessä näiden ehtojen edelle ja se hyväksytään näiden ehtojen tai niiden muutoksen yhteydessä.
1. Palvelun kuvaus
Eazybreak-palvelun avulla voit tarjota työntekijöillesi sähköisen lounas-, liikunta-, kulttuuri-, hyvinvointi- tai työmatkaedun. Edun maksaminen tapahtuu matkapuhelimesta esitetyllä mobiilisetelillä tai lähimaksuna, joista käytämme yhdessä termiä maksutapa.
Työntekijäsi voivat käyttää etua palveluumme rekisteröityneissä palveluntarjoajien toimipaikoissa. Meillä on niiden kanssa sopimus maksutavan vastaanottamisesta. Ajantasainen luettelo palveluntarjoajista ja niiden toimipaikoista on nähtävänäsi verkkosivuillamme.
Käytön aloitus
Rekisteröityessäsi valitset mitä etuja tarjoat ja millä tavalla tarjoat edut työntekijöillesi. Tämän jälkeen voit lisätä työntekijäsi palveluumme, jotta he voivat aloittaa maksutavan käytön hyväksyttyään palvelun käyttöehdot.
Eazybreakin tuotteet
Eazybreak Lounas
Eazybreak Lounas -seteleillä työntekijäsi voivat maksaa työpäivän aikaisen ateriansa kaikissa Eazybreak-verkoston ravintoloissa.
Eazybreak Sopimuslounas
Eazybreak Sopimuslounas -seteleillä työntekijäsi voivat maksaa työpäivän aikaisen ateriansa kaikissa Eazybreak-verkoston ravintoloissa, joiden kanssa olet muodostanut hintasopimuksen palvelussamme. Hintasopimus kattaa tarjottavien palveluiden hinnat ja maksuehdon, jonka mukaan me laskutamme työntekijöidesi maksamat lounaat jälkikäteen.
Hintasopimus on sinun ja palveluntarjoajan välinen. Me toimimme tässä sopimussuhteessa kohdennetun maksuvälineen tarjoajana sekä laskuttajana palveluntarjoajan puolesta.
Eazybreak Liikunta
Eazybreak Liikunta -seteleillä työntekijäsi voivat maksaa henkilökohtaisia liikuntapalveluiden kerta-, sarja- ja kausilippujaan.
Eazybreak Liikunta ja Kulttuuri
Eazybreak Liikunta ja Kulttuuri -seteleillä työntekijäsi voivat maksaa henkilökohtaisia liikunta- ja kulttuuripalveluiden kerta-, sarja- ja kausilippujaan.
Eazybreak Työmatka
Eazybreak Työmatka -seteleillä työntekijäsi voivat maksaa henkilökohtaisia arvo- ja aikaperusteisia matkalippujaan säännölliseen henkilöliikenteeseen.
Eazybreak Combo
Eazybreak Combo -seteleillä työntekijäsi voivat maksaa henkilökohtaisia liikunta- ja kulttuuripalveluiden kerta-, sarja- ja kausilippujaan sekä henkilökohtaisia arvo- ja aikaperusteisia matkalippujaan säännölliseen henkilöliikenteeseen.
Liikunta-, kulttuuri- ja työmatkapalveluiden lisäksi Eazybreak Combo -seteleillä voi maksaa hierontapalveluita. Hierontapalveluiden käyttäminen edellyttää, että sinä muodostat palvelussamme sopimuksen hierontapalveluntarjoajan kanssa. Me toimimme tässä sopimussuhteessa kohdennetun maksuvälineen tarjoajana sekä laskuttajana palveluntarjoajan puolesta.
Eazybreak Combo -seteleiden arvon lisäksi voit määrittää erilliset raja-arvot Eazybreak Comboon valitsemiesi etujen käytölle.
Eazybreak Hyvinvointi
Eazybreak Hyvinvointi -seteleillä työntekijäsi voivat maksaa henkilökohtaiseen käyttöönsä hierontapalveluita ja muita kanssasi erikseen sovittavia palveluita. Eazybreak Hyvinvointi -seteleillä työntekijäsi voivat maksaa sovittuja hyvinvointipalveluita kaikissa Eazybreak-verkoston käyttöpaikoissa. Osa näistä palveluista edellyttää, että muodostat sopimuksen palveluntuottajan kanssa palvelussamme. Me toimimme tässä sopimussuhteessa kohdennetun maksuvälineen tarjoajana sekä laskuttajana palveluntarjoajan puolesta.
Eazybreak Private
Eazybreak Private -seteleitä työntekijäsi voivat käyttää muihin kuin verottajan määrittämiin luontoisetuihin niissä palveluntarjoajien toimipaikoissa, joiden kanssa sinä olet solminut sopimuksen.
Salli lisämaksut Eazybreak Lompakosta
Eazybreak Lounas- ja Eazybreak Sopimuslounas -seteleissä voit sallia lisämaksujen tekemisen Eazybreak Lompakosta. Lisämaksujen salliminen mahdollistaa maksun arvon korottamisen ravintoedun verotusarvoa suuremmaksi. Lisämaksuihin tarvittava raha veloitetaan työntekijän henkilökohtaisesta, sähköisestä Eazybreak Lompakosta, jonne hän on siirtänyt etukäteen omaa rahaansa.
Lisämaksujen salliminen on lisäpalvelu, josta veloitamme palveluhinnastomme mukaisen lisämaksun.
Edun käyttö & maksusuoritus
Työntekijäsi voivat käyttää etuuksiaan tekemällä maksun Eazybreak-sovelluksella, tekstiviestillä, verkkomaksuna tai lähimaksulla. Maksusta palautuu työntekijän puhelimeen mobiiliseteli, joka toimii kuittina maksusta ja jonka palveluntarjoaja varmistaa. Eazybreak-mobiiliseteli on voimassa 15 minuuttia siitä hetkestä, kun työntekijä painaa “Maksa”-painiketta Eazybreak-sovelluksessa tai käyttäjätilillään verkossa tai lähettää tekstiviestitilauksen Eazybreakin palvelunumeroon.
Työntekijän omavastuuosuus
Sinulla on mahdollisuus valita, veloitatko työntekijöiltäsi omavastuuosuuden. Tähän tarjoamme kaksi mallia:
a) Tekemäsi vähennys palkasta jälkikäteen käytettyjen etujen mukaisesti.
b) Työntekijän ennakkomaksu verkkopalvelussamme tai sovelluksessamme (”Eazybreak Lompakko”). Eazybreak Lompakon käytöstä veloitamme palveluhinnastomme mukaisen lisämaksun.
Asiakaspalvelu ja ohjeet
Me autamme sinua ja työntekijöitäsi, kun teillä on kysyttävää.
Palvelumme ohjeista ja asiakaspalvelustamme saat apua kysymyksiin, jotka liittyvät etujen käyttöönottoon, käyttöön ja raportointiin. Palvelussamme määrität lisäksi yrityksellesi yhteystiedot, josta työntekijäsi saavat apua ja vastauksia etuuskäytäntöihinne liittyen.
2. Etuuksien ja palvelumaksujen veloitus
Laskutamme ensisijaisesti verkkolaskulla. Tämän lisäksi tarjoamme vaihtoehtoisia laskutustapoja hinnastomme mukaan.
Eazybalance laskutus
Laskutamme työntekijöillesi tarjottavat edut innovatiivisella Eazybalance-ennakkolaskutusmallilla. Palvelu seuraa työntekijöidesi edun käyttöä, ja laskuttaa automaattisesti lisää ennakkoa tarpeen mukaan. Pyrkimyksenämme on minimoida palveluumme sidottu pääomasi.
Maksathan laskusi ajallaan, sillä työntekijäsi eivät voi käyttää etujaan, jos ennakkoa ei ole riittävästi.
Veloitamme hinnastomme mukaiset palvelumaksut Eazybalance-ennakostasi kuukausittain.
Sopimuslaskutus
Eazybreak Sopimuslounas- ja Eazybreak Private -setelien laskutus tapahtuu vasta käytön mukaan jälkikäteisellä koontilaskulla kaksi (2) kertaa kuukaudessa, perustuen sinun ja palveluntarjoajien välisiin hintasopimuksiin, meidän väliseen sopimushinnoitteluun ja hinnastomme. Laskusi maksuaika määräytyy hintasopimusten maksuehdon mukaan.
Eazybreak Hyvinvointisetelien laskutus tapahtuu ennakkoon Eazybalance-ennakkolaskutusmallin mukaisesti.
Me seuraamme palveluntarjoajien puolesta sitä, että he saavat maksun, ja huolehdimme tarvittavista perintätoimista. Näistä toimenpiteistä aiheutuvat kustannukset voimme veloittaa sinulta. Me voimme myös siirtää erääntyneen saatavan palveluntarjoajalle. Palveluntarjoajan ja sinun väliset vaatimukset tai erimielisyydet eivät ole syy kieltäytyä maksamasta laskuamme. Sinun tulee hoitaa vaatimuksesi palveluntarjoajilta suoraan heidän kanssaan, eikä sinulla ole oikeutta vähentää niitä laskuistamme.
Palveluntarjoaja voi purkaa teidän kahden välisen hintasopimuksen päättymään välittömästi ja lopettaa palveluidensa tarjoamisen työntekijöillesi, jos maksusuorituksesi ovat myöhässä.
3. Henkilötietojen käyttö
Kunnioitamme sinun sekä työntekijöidesi yksityisyyttä. Hyödynnämme alan parhaita käytäntöjä meille toimitettujen henkilötietojen suojaamiseksi.
Käsittelemme henkilötietoja aina voimassa olevan tietosuojalainsäädännön, kuten EU:n tietosuoja-asetuksen, edellyttämällä tavalla. Luonnollisesti sinunkin tulee noudattaa tuota lainsäädäntöä, jotta kaikkien osapuolten oikeudet ovat turvattuja.
Sinä olet tietosuojalainsäädännön mukainen rekisterinpitäjä ja me toimimme henkilötietojenne käsittelijänä. Keräämme puolestasi työntekijöiltäsi henkilötietoa rekisteröitymisen ja palvelun käytön yhteydessä.
Palvelumme Tietosuojaseloste kuvaa henkilötietojen käsittelymme ja se on sinun ja työntekijöidesi nähtävillä rekisteröitymisen yhteydessä sekä verkkosivuillamme.
Välillemme on myös solmittu näiden ehtojen olennaisena osana niihin liitetty tietosuojalainsäädännön edellyttämä sopimus henkilötietojen käsittelystä. Muistathan, että sinun tulee tietosuojalainsäädännön mukaisena rekisterinpitäjänä laatia omat tietosuojaa koskevat selosteesi ja hankkia mahdollisesti tarvittavat suostumukset henkilötietojen käsittelyyn.
Verohallinnon ohjeen mukaan palveluntarjoajan on kyettävä vahvistamaan maksuvälineen käyttäjän henkilöllisyys. Siksi luovutamme maksuvälinettä käyttäneen työntekijäsi henkilötiedot palveluntarjoajalle käsiteltäväksi, jolloin palveluntarjoaja näkee maksajan nimitiedon palvelussamme. Solmimme palveluntarjoajan kanssa erillisen sopimuksen, jossa palveluntarjoaja sitoutuu omalta osaltaan noudattamaan henkilötietojen käsittelyssä tietosuojalainsäädäntöä.
Käytämme evästeitä (englanniksi ”cookies”) sinun tunnistamiseksi palvelussamme. Tietojasi tallennetaan evästeeseen, jotta voimme välttää toistuvan palveluun kirjautumisen palvelua käyttäessäsi. Käyttäessäsi palveluamme hyväksyt evästeiden käytön.
Poistamme kaikki palvelustamme sinun poistamiesi käyttäjätilien henkilötiedot seuraavan vuoden helmikuussa täyttääksemme EU tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Tämän jakson jälkeen mekään emme enää näe henkilötietoja, maksuhistoriaa tai Eazybreak Lompakon saldoa.
4. Palvelumme saatavuus
Kehitämme ja huollamme palveluamme jatkuvasti ja pyrimme pitämään sen saatavissa aina. Emme voi kuitenkaan taata keskeytyksetöntä tai virheetöntä toimintaa. Pyrimme tekemään palvelun päivitykset ja huollot aiheuttamatta katkoja palvelun käyttöön. Palvelukatkon vaativat päivitykset ja huollot ajoitetaan sellaisiin aikoihin, jolloin palvelun käytöstä poistaminen vaikuttaa sinuun ja työntekijöihisi mahdollisimman vähän.
Me olemme ylpeitä palvelumme korkeasta saatavuudesta. Mahdolliset palvelun saatavuuteen vaikuttavat ongelmatilanteet pyrimme korjaamaan mahdollisimman nopeasti. Tällaisten toimintahäiriöiden aikana pyrimme varmistamaan, että työntekijäsi voivat kuitenkin käyttää etujansa, joten olemme laatineet verkkosivuillemme ongelmatilanneohjeet, joita ohjeistamme sinua ja työntekijöitäsi noudattamaan.
5. Verohallinnon pelisäännöt
Suomessa työsuhde-etuja voi tarjota työntekijöille niin, että siitä syntyy sinulle ja työntekijöillesi verohyötyä. Verohyödyn toteutumiseksi Verohallinto on määrittänyt tietyt pelisäännöt, jotka kerrotaan tarkemmin Verohallinnon päätöksessä luontois- ja henkilökuntaetujen hankkimisesta kohdennetuilla maksuvälineillä. Sinun tulee noudattaa näitä sekä muita Verohallinnon ohjeita. Helpottaaksemme asiaa, olemme koonneet alle joitakin tärkeimpiä seikkoja nykyisistä ohjeista:
Vain Verohallinnon määrittämät palvelut käytettävissä
Maksutavalla voi maksaa vain Verohallinnon määrittämiä palveluita ja sovittuja hyvinvointipalveluita, siitä ei anneta vaihtorahaa eikä sitä voi vaihtaa muuksi vastikkeeksi.
Esimerkiksi Eazybreak Lounas- ja Eazybreak Sopimuslounas -seteleillä ei voi ostaa alkoholia, tupakkaa, elintarvikkeita tai muita hyödykkeitä. Niitä ei myöskään voi vaihtaa palveluntarjoajan omaksi aterialipukkeeksi.
Hyvinvointietu koostuu i) verovapaista henkilökuntaeduista virkistys- ja harrastustoimintaan, kuten hierontapalveluista sekä ii) muista kanssasi sovituista palveluista.
Ajankohtaiset tiedot etujen verotuskohtelusta ja käytön rajoituksista saat Verohallinnon verkkosivuilta. Huomioithan, että hyvinvointiedun osalta verotuskäytännöt vaihtelevat eri palveluiden välillä. Varmistathan verokohtelun ja huolehdit verotuksesta ja muista lakisääteisistä maksuista työntekijöittesi etujen osalta. Se kuuluu sinun vastuullesi.
Velvollisuudet kohdennetussa maksamisessa
Verohallinto on jakanut kohdennetun maksamisen osalta velvollisuuksia meille, palveluntarjoajalle ja sinulle. Meidän velvollisuutemme on toteuttaa palvelumme niin, että kohdennetun maksamisen periaatteet toteutuvat. Tämä tarkoittaa esimerkiksi työsuhde-etujen käytön rajoittamista tiettyihin kohteisiin, palveluntarjoajien palveluiden soveltuvuuden arviointia sekä sinun ja palveluntarjoajien riittävää ohjeistamista maksutavan käytössä. Me noudatamme näitä ja kaikkia muita Verohallinnon vaatimuksia parhaamme mukaan.
Työnantajayrityksen velvollisuudet
Sinun on huolehdittava työntekijöidesi ohjeistamisesta maksutavan käytössä. Työntekijöillesi on esimerkiksi kerrottava siitä, millaisiin palveluihin hän saa maksutapaa käyttää. Me autamme sinua tässä tarjoamalla kattavat käyttöohjeet sekä asiakastukemme sinun ja työntekijöidesi käytettäväksi.
Palvelutarjoajan velvollisuudet
Työsuhde-etu, jonka sinä tarjoat työntekijällesi, on aina henkilökohtainen. Työsuhde-etua voi siis hyödyntää ainoastaan se työntekijä, jolle sinä kyseisen edun myönnät. Tästä johtuen palveluntarjoajalla on oikeus ja velvollisuus tarkistaa työntekijän henkilöllisyys maksutapaa käytettäessä, mikäli hän kokee sen tarpeelliseksi. Henkilöllisyyden tarkistuksella palveluntarjoaja varmistuu siitä, että käyttäjä on oikeutettu käyttämäänsä etuun.
Työntekijän velvollisuudet
Työntekijän tulee huolehtia siitä, että hän noudattaa maksutavan käytössä sinulta ja meiltä saatuja ohjeita.
Otamme mahdolliset epäilyt palvelumme väärinkäytöstä vakavasti ja tutkimme jokaisen tapauksen huolellisesti. Mikäli sinä tai joku työntekijäsi toimitte näiden ehtojen, palvelumme ohjeiden tai lain vastaisesti, varaamme oikeuden poistaa teidät palvelustamme. Raportoimme sinulle työntekijöidesi sääntöjen vastaisesta toiminnasta vahvistettuamme tapaukset ensin itse.
6. Omistusoikeudet
Eazybreak-palveluun tallentamasi tieto kuuluu sinulle ja kehittämämme palvelun immateriaali- ja muut oikeudet kuuluvat meille. Tällä sopimuksella ei siis siirretä omistusoikeuksia välillämme.
7. Vastuunrajoitus
Kummankin osapuolen vastuu kaikenlaisista vahingoista sopimukseen ja näihin sopimusehtoihin liittyen on rajoitettu enintään kuuden (6) edeltävän kuukauden aikana sinulta perittyjen palvelumaksujen määrään. Palvelumaksuihin ei lueta ostetuista palveluista ja tuotteista palveluntarjoajille maksettuja hintoja. Osapuolet eivät ole velvollisia korvaamaan epäsuoria tai välillisiä vahinkoja.
Vastuunrajoitukset eivät kuitenkaan koske vahinkoa, joka on aiheutettu tahallisesti tai törkeällä huolimattomuudella.
8. Salassapito
Sitoudumme molemmat pitämään toisiltamme saamamme aineistot luottamuksellisina, jos aineistot on merkitty luottamuksellisiksi tai ne on ymmärrettävä sellaisiksi. Näitä aineistoja saa käyttää vain näiden palvelun käyttöehtojen mukaisesti palvelun käyttämiseen ja toteuttamiseen, eikä mihinkään muuhun tarkoitukseen. Käsittelemme toisen luottamuksellista tietoa yhtä huolellisesti kuin omaamme. Salassapitovelvoitteet jatkuvat myös kahden (2) vuoden ajan sopimuksen päättymisen jälkeen.
Salassapitovelvollisuus ei kuitenkaan koske aineistoa tai tietoa, a) joka on yleisesti ja julkisesti saatavilla; b) jonka sinä tai me saamme kolmannelta osapuolelta ilman salassapitovelvollisuutta; c) joka oli vastaanottavalla osapuolella hallussa jo ennen sen saamista toiselta; tai d) jonka sinä tai me olemme kehittäneet itse hyödyntämättä toiselta saatua aineistoa tai tietoa.
9. Sopimusmuutokset
Varaamme oikeuden muuttaa näitä sopimusehtoja sekä palvelumaksujamme. Ilmoitamme muutoksista sinulle sähköpostitse vähintään kolmekymmentä (30) päivää ennen muutosten voimaantuloa. Mikäli et hyväksy muutoksia, on sinulla oikeus lopettaa palvelun käyttö ja päättää sopimuksesi kanssamme.
Päivitäthän muuttuneet yhteystiedot palveluumme.
Meillä on oikeus siirtää tämä sopimus kolmannelle osapuolelle liiketoimintakauppaan liittyen. Muutoin siirrot vaativat toisen osapuolen suostumuksen, josta kumpikaan ei perusteettomasti kieltäydy.
10. Sopimuksen päättäminen
Me emme usko asiakkaiden sitomiseen palveluumme määräaikaisilla sopimuksilla tai pitkillä irtisanomisajoilla. Me haluamme pitää sinut asiakkaanamme tarjoamalla alan parhaan palvelun. Mikäli yrityksesi tarpeet muuttuvat, voit irtisanoa sopimuksemme päättymään välittömästi.
Mikäli päätät irtisanoa sopimuksemme, palautamme sinun (Eazybalance) ja työntekijäsi (Eazybreak Lompakko) palveluumme suorittamat ennakkomaksut. Tilitiedot palautuksia varten tulee toimittaa meille viimeistään yhden (1) kuukauden kuluttua sopimuksen päättämisestä. Teemme palautukset viimeistään yhden (1) kuukauden kuluttua tilitietojen saamisesta vähennettynä hinnastomme mukaisin palvelumaksuin.
Mikäli työntekijäsi työsuhde päättyy ja poistat käyttäjätilin, palautamme työntekijäsi mahdollisesti palveluumme suorittamat ennakkomaksut (Eazybreak Lompakko). Tilitiedot palautuksia varten tulee toimittaa meille viimeistään yhden (1) kuukauden kuluttua tilin poistamisesta. Teemme palautukset viimeistään yhden (1) kuukauden kuluttua tilitietojen saamisesta vähennettynä hinnastomme mukaisin palvelumaksuin.
11. Sovellettavat lait ja riitojen ratkaisu
Tähän sopimukseen sovelletaan Suomen lakia ja siitä aiheutuvat riitaisuudet ratkaistaan ensisijaisesti osapuolten välisin neuvotteluin. Elleivät neuvottelut johda ratkaisuun, sopimukseen liittyvät riidat ja vaatimukset ratkaistaan lopullisesti yksijäsenisessä välimiesmenettelyssä Helsingissä Keskuskauppakamarin välityslautakunnan sääntöjen mukaisesti.