Yrityksesi on mahdollista hyödyntää Eazybreakin ja Netvisor-palkkahallintaohjelman välistä integraatiota. Integraation avulla työntekijätiedot päivittyvät automaattisesti Netvisorista Eazybreakiin. Mahdolliset palkkavähennystiedot siirtyvät Eazybreakista automaattisesti Netvisorin palkkalaskelmille.
Katso alta miten saat yrityksellesi Eazybreakin & Netvisorin välisen integraation käyttöön sekä miten voit muuttaa käyttöönotossa tekemiäsi valintoja jälkikäteen. Huomaathan ennen Eazybreak-integraation käyttöönottoa, että yritykselläsi tulee olla käytössä Netvisorin palkanlaskentaohjelma. Jos et käytä Netvisorin palkanlaskentaohjelmaa, niin Eazybreak-integraatio ei ole käytössänne.
Tarkemmat tiedot Eazybreak-palvelun yleisistä ominaisuuksista löydät Työnantajan palvelukuvauksesta.
1 Ota Eazybreak-integraatio käyttöön Netvisor Storessa
Ennen Eazybreakin ja Netvisorin integraation käyttöönottoa tulee tarkistaa seuraavat asiat:
- Onko kaikille etuihin oikeutetuille henkilöille tallennettu etunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite Netvisoriin?
- Veloittaako yritykseni työntekijöiden käyttämistä eduista omavastuuosuuden? Jos kyllä niin
- vähennetäänkö omavastuu työntekijän nettopalkasta vai
- lisätäänkö luontoisetuna bruttopalkan päälle?
- Onko yritykselläni omavastuun veloitustavan (2 a. tai b.) mukainen palkkamalli valmiina Netvisorissa?
Näiden tarkistusten jälkeen integraatio otetaan käyttöön Netvisorin kautta.
Kirjaudu Netvisoriin käyttäjätunnuksillasi. Siirry Netvisor Storeen ylävalikosta. Etsi sivulta Eazybreak-osio ja valitse Ota käyttöön. Huomaathan, että Eazybreak-integraation käyttöönottoon tarvitset joko Käyttäjähallitsijan (KH) tai Tilitoimiston pääkäyttäjän (TPK) käyttöoikeudet.
Uusi ponnahdusikkuna avautuu ilmoittaen sinulle, mitä tietoja Netvisor välittää yrityksestäsi ja työntekijöistäsi Eazybreakille. Hyväksy tietojen välitys ja selaimeesi avautuu uusi välilehti, missä voit jatkaa Eazybreakin käyttöönottoa.
2 Hyväksy käyttöehdot
Aloita käyttöönotto selaimeen juuri avautuneessa uudessa välilehdessä Eazybreak-palvelun puolella ja hyväksy sen jälkeen Eazybreakin käyttöehdot. Tämän jälkeen voit määrittää, mitä etuja haluat tarjota työntekijöillesi: lounas-, liikunta- ja kulttuuri- ja/tai työmatkaedun.
Aloita integraation käyttöönotto tutustumalla Eazybreakin käyttöehtoihin. Hyväksy ehdot ruksaamalla ruutu ja jatka klikkaamalla Aloita.
3 Määritä edut
3.1 Lounasetu
Setelin arvo: Valitse yhden lounassetelin maksimiarvo. Työntekijät voivat halutessaan alentaa summaa syödessään edullisemman lounaan.
Työntekijän omavastuuosuus: Suomessa Verohallinto määrittää lounasedun omavastuuosuudeksi 75 % lounaan hinnasta. Eazybreak noudattaa tätä ohjeistusta.
Palkkaryhmä: Valitse mihin Netvisor-palkkalajiin lounasmaksujen omavastuuosuudet raportoidaan. Palkkalajin perusteella lounasvähennykset kirjataan automaattisesti työntekijöiden palkkalaskelmille.
Edun jakautuminen: Eazybreak jakaa automaattisesti joka kuukauden 1. päivä työpäivien mukaisen määrän seteleitä kaikille Eazybreak-käyttäjätilin aktivoineille työntekijöille. Kesken kuukautta aktivoituville jaetaan sillä hetkellä jäljellä olevien työpäivien mukainen setelimäärä. Kuukauden vaihtuessa ylijääneet setelit nollataan ja tilalle jaetaan seuraavan kuukauden työpäivien mukainen määrä lounasseteleitä.
Valitse lounasedussa yhden lounassetelin arvo ja palkkaryhmä Netvisorin palkkavähennyksiä varten. Työntekijän omavastuuosuus on aina 75 % ja Eazybreak jakaa automaattisesti kuukausittaisten työpäivien mukaisen kappalemäärän seteleitä.
3.2 Liikunta- ja kulttuurietu
Edun arvo vuodessa: Valitse jaettavan edun vuotuinen arvo. Eazybreak jakaa etuuden ennakkolaskun maksun jälkeen aktivoituville työntekijöillesi. Verohallinnon päätöksen mukaan verottoman liikunta- ja kulttuuriedun vuotuinen määrä on max 400 € (sisältäen vain yrityksen tukiosuuden, ei työntekijän mahdollista omavastuuta).
Työntekijän omavastuuosuus: Verohallinto ei velvoita työnantajaa veloittamaan liikunta- ja kulttuuriedusta omavastuuosuutta, mutta halutessasi voit veloittaa työntekijöiden käyttämästä edusta 50 % omavastuun. Esim. jos valitset jakavasi 400 € etua vuodessa ja 50 % omavastuuosuuden, yrityksen tukiosuus on 200 € ja työntekijän palkasta vähennetään 200 €.
Palkkaryhmä: Mikäli veloitat työntekijöiltäsi omavastuuosuuden, niin valitse mihin Netvisor-palkkalajiin liikunta- ja kulttuurimaksujen omavastuuosuudet raportoidaan. Palkkavähennykset kirjataan automaattisesti työntekijöiden palkkalaskelmille valitun palkkalajin mukaan.
Valitse liikunta- ja kulttuurisedussa edun arvo vuodessa, työntekijän omavastuun määrä ja palkkaryhmä Netvisorin palkkavähennyksiä varten. Eazybreak jakaa valitsemasi summan liikunta- ja kulttuurietua kerran vuodessa.
3.3 Työmatkaetu
Edun arvo vuodessa: Valitse jaettavan edun vuotuinen arvo. Eazybreak jakaa etuuden ennakkolaskun maksun jälkeen aktivoituville työntekijöillesi. Verohallinnon päätöksen mukaan verottoman työmatkaedun vuotuinen määrä on max 300 € (sisältäen vain yrityksen tukiosuuden, ei työntekijän mahdollista omavastuuta).
Työntekijän omavastuuosuus: Verohallinto ei velvoita työnantajaa veloittamaan työmatkaedusta omavastuuosuutta, mutta halutessasi voit veloittaa työntekijöiden käyttämästä työmatkaedusta omavastuuosuutena 50 %. Esim. jos valitset jakavasi 300 € etua vuodessa ja 50 % omavastuuosuuden, yrityksen tukiosuus on 150 € ja työntekijän palkasta vähennetään 150 €.
Palkkaryhmä: Mikäli veloitat työntekijöiltäsi omavastuuosuuden, niin valitse mihin Netvisor-palkkalajiin työmatkamaksujen omavastuuosuudet raportoidaan. Palkkavähennykset kirjataan automaattisesti työntekijöiden palkkalaskelmille valitun palkkalajin mukaan.
Valitse työmatkasedussa edun arvo vuodessa, työntekijän omavastuun määrä ja palkkaryhmä Netvisorin palkkavähennyksiä varten. Eazybreak jakaa valitsemasi summan työmatkaetua kerran vuodessa.
4 Valitse oletusedut uusille työntekijöille
Valitse haluatko jakaa uusille työntekijöillesi, jotka lisätään integraation kautta automaattisesti Eazybreakiin, Kaikki edut vai Ei etuja. Jos valitset Ei etuja ja myöhemmin lisättävän henkilön kuuluukin saada Eazybreak-edut käyttöönsä, niin sinun täytyy erikseen sallia etujen käyttö tälle henkilölle. Katso ohjeet etujen sallimiseen kohdasta 6.
Valitse oletusasetus, jonka mukaan uusille työntekijöille jaetaan etuja.
5 Valitse työntekijät
Eazybreakin ja Netvisorin välinen integraatio lisää automaattisesti kaikki aktiiviset Netvisor-palkansaajat Eazybreak-käyttäjiksi. Valitse keille kaikille haluat jakaa Eazybreak-etuja. Jos aktiivisten palkansaajiesi mukana on esim. hallituksen jäseniä tai harjoittelijoita, joille et halua tarjota Eazybreak-etuja, poista heidät lisättävien työntekijöiden listalta. Näin poistetut työntekijät jäävät Eazybreakissä Ei etuja-tilaan, jolloin he eivät saa mitään etuja käyttöönsä eikä heille myöskään lähetetä normaaleja sähköpostiviestejä ollenkaan.
Tilanteen muuttuessa voit milloin tahansa sallia edut Ei etuja-tilassa olevalle työntekijälle. Katso ohjeet tähän kohdasta 6.
Valitse henkilöt, joille jaetaan Eazybreak-etuja automaattisesti. Työntekijät, joita et ruksaa tässä vaiheessa, jäävät Eazybreakissa “Ei etuja” -tilaan eikä heille lähetetä sähköpostiviestejä.
6 Vahvistus ja ennakkomaksu
Eazybreak-etujen käyttöön tarvittava summa laskutetaan ennakkoon. Tarkista Eazybreakin laskelmasta löytyvä summa ja lisää yrityksesi laskutustiedot alle sekä Vahvista tilaus sivun lopusta. Lähetämme vahvistamasi tilauksen mukaisen laskun ilmoittamaasi laskutusosoitteeseen seuraavaan arkipäivään mennessä.
Jatkossa laskutamme yrityksellesi lisää ennakkoa tarpeen mukaan. Älykäs Eazybalance-algoritmimme seuraa työsuhde-etujenne käyttöä ja laskuttaa automaattisesti lisää tarvittaessa. Laskutamme suunnilleen 30 päivän välein riippuen siitä, kuinka tasaisella tasolla etuihinne käytettävä summa on. Laskutettava summa määräytyy laskutushetkellä jäljellä olevan ennakon ja seuraavan 30 päivän arvioidun tarpeen mukaan.
Voit myös tutustua Eazybreakiin ilman ennakkomaksua valitsemalla sivun lopusta “Ohita”. Tällöin valitsemasi edut eivät kuitenkaan ole käytössä.
Eazybreak-etujen käyttöön tarvittava summa laskutetaan ennakkoon. Tarkista laskelma ja lisää yrityksesi laskutustiedot. Voit myös tutustua Eazybreakiin ilman ennakkomaksua valitsemalla sivun lopusta “Ohita”. Tällöin valitsemasi edut eivät kuitenkaan ole käytössä.
7 Salli Eazybreak-edut työntekijälle myöhemmin
Voit milloin tahansa poistaa työntekijän Ei etuja -tilan, jos hän tarvitsee työsuhde-edut käyttöönsä. Tämä tapahtuu Työntekijät-sivulla, jonka löydät palvelumme päävalikosta kirjauduattasi sisään.
Valitse listalta kaikki työntekijät, joille haluat sallia Eazybreak-etujen käytön. Valitse tämän jälkeen listan lopusta Toiminnot-painike ja avautuvasta valikosta Salli edut.
Tämän jälkeen Eazybreak lähettää työntekijän sähköpostiosoitteeseen käyttäjätunnukset ja ohjeet Eazybreak-etujen käyttämiseen. Työntekijä saa valitut työsuhde-edut käyttöön automaattisesti silloin, kun hän aktivoi käyttäjätilinsä ja hyväksyy käyttöehtomme.
Salli työntekijän käyttää Eazybreak-etuja valitsemalla hänet “Työntekijät”-listalta ja klikkaamalla “Toiminnot”-painikkeen alta “Salli edut”.