1.1.2019 Suomessa otettiin käyttöön Kansallinen Tulorekisteri (KATRE), joka on Verohallinnon Tulorekisteriyksikön ylläpitämä sähköinen tietokanta työntekijöiden palkka-, eläke- ja etuustiedoille. Uudistuksen myötä kaikki 1.1.2019 jälkeen maksetut palkat, eläkemaksut ja henkilöstöedut ilmoitetaan keskitetysti Tulorekisteriin. Jatkossa työnantajan ei siis tarvitse ilmoittaa työntekijöidensä palkkoja erikseen Verohallinnolle, työeläkelaitoksille, Työttömyysvakuutusrahastolle tai työtapaturmavakuuttajille; yksi paikka eli Tulorekisteri riittää. Palkat, eläkemaksut ja etuudet tulee ilmoittaa Tulorekisteriin lähtökohtaisesti viiden päivän kuluessa palkanmaksupäivästä, viikonloput mukaan lukien. Nämä tiedot tulee ilmoittaa työntekijäkohtaisesti, kuten tähänkin asti.

Me kerromme tässä blogikirjoituksessa, miten Tulorekisteriin ilmoitetaan

• Ravintoetu
• Työmatkaetu sekä
• Liikunta- ja kulttuurietu.

Miten ilmoitan luontoisedut Tulorekisteriin?

Työntekijälle myönnetyt luontoisedut täytyy aina raportoida Tulorekisteriin riippumatta siitä, veloittaako työnantaja eduista omavastuuosuutta vai ei. Suosituksena on, että luontoiseduista tehdään ilmoitus Tulorekisteriin kerran kuukaudessa.

Tulorekisteri-ilmoituksen voi tehdä käytännössä kahdella eri tavalla: teknisen rajapinnan kautta tai sähköisessä asiointipalvelussa.

1) Tekninen rajapinta taloushallinnon ohjelmistosta: Monista taloushallinnon ohjelmistoista löytyy suora integraatio Tulorekisteriin, minkä avulla sinunkin yrityksesi on mahdollista automatisoida Tulorekisteri-ilmoitukset. Varmista siis ensin järjestelmätoimittajaltasi, tai tilitoimistoltasi, onko yrityksesi Tulorekisteri-ilmoituksia mahdollista automatisoida.

2) Sähköinen asiointipalvelu: Jos tekninen rajapinta ei ole yrityksesi käytössä, voit vaihtoehtoisesti käyttää Tulorekisterin sähköistä asiointipalvelua osoitteessa tulorekisteri.fi. Asiointipalveluun tunnistaudutaan Suomi.fi-tunnistuksella. Asiointipalvelussa voi toimittaa tietoja Tulorekisteriin joko lataamalla XML-muotoisen tiedoston palveluun tai täyttämällä verkkolomakkeen. Lue lisää sähköisestä asiointipalvelusta

Milloin luontoisetujen Tulorekisteri-ilmoitus pitää tehdä?

Se, milloin Tulorekisteri-ilmoitukset pitää tehdä luontoisetujen osalta, vaihtelee jonkin verran edun tyypin mukaan. Lähtökohtana kannattaa kuitenkin pitää sitä, että ilmoitus tehdään sen kuukauden aikana, jolloin luontoisedut käsitellään palkanlaskennassa. Tämä tarkoittaa sitä, että ilmoitukset voi tehdä Tulorekisteriin jälkikäteen todellisen käytön mukaan, kunhan tieto on helposti saatavana työsuhde-etujen hallinnointijärjestelmästä. Eazybreakilla tämä onnistuu milloin vain ja mistä vain niin, että raporteillamme reaaliaikainen tilanne on aina saatavilla.

Työntekijän kannalta käytön mukaiset veroilmoitukset luontoiseduista ovat ehdottomasti reiluin vaihtoehto, vaikka työnantaja voi maksutavasta riippuen käsitellä edut palkoissa jo niiden jakohetkellä. Tässä on kuitenkin se huono puoli, että työnantaja ei voi millään tietää etukäteen, paljonko työntekijä todellisuudessa tulee käyttämään luontoisetua kyseisellä palkanlaskentajaksolla. Todennäköisesti etukäteen Tulorekisteriin ilmoitetut summat ovat suurempia kuin todellinen käyttö. Luontoisetujen palveluntarjoajaa valitessa kannattaa siis tarkistaa, onko heidän kauttaan käytettyjä etuja mahdollista käsitellä palkoissa jälkikäteen todellisen käytön mukaan. Näin työnantaja varmistaa toimivansa reiluimmalla mahdollisella tavalla työntekijöitään kohtaan.

Tulorekisterin ohjeissa määritellään siis hieman erilaiset säännöt eri eduille. Alle olemme koonneet lyhyen tiivistelmän ravinto-, liikunta- ja kulttuuri- sekä työmatkaeduista.

Ravintoetu ilmoitetaan aina saman kuukauden aikana, jolloin etuus käsitellään palkanlaskennassa. Eazybreakin asiakkaille tämä tapahtuu jälkikäteen todellisen käytön mukaan, mutta muiden palveluntarjoajien käytännöt eivät aina tätä mahdollista. Esimerkiksi paperisten lounassetelien omavastuut käsitellään yleensä palkoissa etukäteen sen mukaan, montako lounasseteliä työntekijä on tilannut.

Liikunta- ja kulttuurietua ei tarvitse ilmoittaa lainkaan Tulorekisteriin, mikäli käyttää etua vuodessa Verohallinnon sallimissa rajoissa (max 400 € vuonna 2019). Tulorekisteri-ilmoitukset on kuitenkin tehtävä, jos vuotuisen edun määrä ylittää 400 €. Myöskään työntekijältä edusta perittävää korvausta ei tarvitse ilmoittaa erikseen. Liikunta- ja kulttuuriedun ilmoitukset tulee tehdä lähtökohtaisesti sen kuukauden aikana, jolloin ne käsitellään palkoissa.

Työmatkaetu täytyy aina ilmoittaa Tulorekisteriin. Ilmoitusten ajoitus vaihtelee riippuen siitä, sisältääkö etuus omavastuun vai ei tai syntyykö työntekijälle veronalaista etuutta. Jos työnantaja perii työmatkaedusta omavastuun, tulee Tulorekisteri-ilmoitus tehdä sen kuukauden aikana, jolloin etu käsitellään palkanlaskennassa. Sen sijaan jos etua ei käsitellä lainkaan palkanlaskennassa, eli jos edusta ei peritä korvausta työntekijältä, niin edun voi ilmoittaa yhdellä kertaa esim. vuoden lopussa.

Verohallinnon päätöksen mukaan työmatkaetu on veroton etuus 300 € asti, ja tämän summan ylittäessä syntyy aina verotettavaa etuutta – joka yrityksen pitää käsitellä työntekijän palkoissa verollisena tulona. Saman kuukauden aikana täytyy myös ilmoittaa työmatkaetuus Tulorekisteriin. Jos edun vuotuinen määrä pysyy alle 300 €, nii Verohallinto suosittelee työmatkaedun ilmoitettavan Tulorekisteriin jakokuukauden aikana. Suoranainen velvoite tämä ei kuitenkaan ole, vaan yritys voi ihan hyvällä omallatunnolla tehdä ilmoitukset koko vuoden osalta kootusti yhdellä kertaa.

Mitä summia ja millä tulolajeilla lisään ilmoitukseen?

Eazybreak-edut raportoidaan Tulorekisteriin niiden käytetyn arvon mukaan työntekijäkohtaisesti. Tämän tiedon saat aina Eazybreakin raporteilta. Voit valita haluatko raportin käytettyjen etujen täydestä arvosta vai pelkistä omavastuuosuuksista, joten tiedon vieminen Tulorekisteriin on nopeaa. Tulorekisteri-ilmoitukseen tarvitsemasi tiedot löytyvät raporteiltamme helposti lounas-, liikunta- ja kulttuuri- sekä työmatkaedun osalta.

Ilmoitettaessa tietoja Tulorekisteriin kullekin kirjaukselle täytyy valita tulolaji – eli ilmoittajan täytyy kertoa millaista tuloa palkansaajalle on maksettu. Luontoisedut pitää ilmoittaa Tulorekisteriin vähintään yhteissummana, mutta halutessasi voit eritellä ne täydentävillä tulolajeilla. Tämä sääntö pätee riippumatta siitä, ilmoitatko tulotietoja taloushallinto-ohjelmistostasi teknisen rajapinnan kautta vai sähköisessä asiointipalvelussa. Perttusen Pelti Oy:n esimerkin kautta esittelemme alla sekä suppean että laajan ilmoitustavan, jotta voit helposti arvioida kumpi tapa on sinulle parempi.

Perttusen Pelti Oy

Toimitusjohtaja Janne Perttusen yritys Perttusen Pelti Oy on Keravalainen yhden miehen pienyritys. Yritys tarjoaa ravintoetuna kuukausittaisten työpäivien mukaisen määrän 10,50 € nimellisarvoisia sähköisiä lounasseteleitä, joista työntekijän omavastuu on 75 % tai vähintään 6,60 €. Todellinen omavastuusumma määräytyy maksuhetkellä valitun summan mukaan: 10,50 € lounasmaksun omavastuu on 7,88 € ja 9,20 € maksun 6,90 €. Lisäksi työntekijöille tarjotaan 800 €  työmatkaetua sekä 600 € liikunta- ja kulttuurietua. Liikunta- ja kulttuuriedusta Perttusen Pelti veloittaa työntekijältään 300 € omavastuun. Tammikuussa 2019 tapahtuu niin, että Janne Perttunen käyttää täyden määrän itselleen osoittamia työsuhde-etuja. Käytämme tässä esimerkissä vuoden 2019 verotusarvoja luontoiseduille.

Ravintoetu 

Perttusen Pelti Oy:n ravintoedussa työntekijän omavastuu on Verohallinnon määräämän verotusarvon mukainen. Tällöin toimitusjohtaja Perttusen tulee ilmoittaa käytetyt ravintoedut laajalla ilmoitustavalla.

Jos Perttusen Pelti veloittaisi työntekijältä vain osan ravintoedun verotusarvosta (6,60 € / 75 % lounasmallista riippuen vuonna 2019), on ilmoitustapa erilainen. Tällöin työntekijältä ravintoedusta peritty summa ilmoitetaan tulolajilla Muu luontoisetu, ja tarkennukseksi lisätään Edun tyyppi: Ravintoetu. Työntekijältä peritty korvaus ilmoitetaan tulolajilla Muista luontoiseduista peritty korvaus. Tällä tulolajilla ilmoitetaan yhteissumma kaikista muistakin eduista perityistä korvauksista.

Perttusen Pellin veloittaessa ravintoedun verotusarvosta puolet työntekijän palkasta Tulorekisteri-ilmoitus menisi näin:

Lue lisää lounasedusta ja Tulorekisteristä.

Työmatkaetu eli Työsuhdematkalippu

Ravintoedusta poiketen käytetty työmatkaetu pitää aina ilmoittaa Tulorekisteriin omina tulolajinaan riippuen siitä, syntyykö edusta verollista osuutta. Työmatkaetu on Verohallinnon määräyksen mukaan verotettavaa tuloa, kun edun arvo ylittää 300 euroa ja alittaa 750 euroa. Kun Perttunen käyttää työmatkaetuaan 800 € arvosta, tarkoittaa se 450 € verollista ja 350 € verotonta osuutta. Verollinen ja veroton osuus ilmoitetaan Tulorekisteriin erikseen, omina tulolajeinaan.

Jos työmatkaedusta peritään omavastuu työntekijältä, niin peritty korvaus ilmoitetaan vielä erikseen tulolajilla 415 – Työsuhdematkalipusta peritty korvaus.

Lue lisää työsuhdematkalipusta ja Tulorekisteristä.

Liikunta- ja kulttuurietu

Liikunta- ja kulttuurietua ei välttämättä tarvitse ilmoittaa lainkaan Tulorekisteriin, jos edun vuotuinen arvo jää alle 400 euroon. 400 € ylittävä osuus tulee kuitenkin ilmoittaa veronalaisena etuna tulolajilla 315 – Muu henkilöstölle suunnattu veronalainen etu. Työntekijältä perittyä omavastuuosuutta ei ilmoiteta Tulorekisteriin lainkaan.

Perttusen Pelti Oy:n tapauksessa liikunta- ja kulttuuriedun osalta ei tarvitse tehdä Tulorekisteri-ilmoituksia ollenkaan, vaikka Perttunen käyttää sitä vuodessa 600 €. Varsinaisen liikunta- ja kulttuuriedun osuus on tästä 50 % eli 300 €, mikä jää vuotuisen verotusrajan 400 € alle.

Yhteenveto Perttusen Pelti Oy:n luontoiseduista & Tulorekisteristä

Perttusen Pelti Oy:n esimerkissä täytyy huomioida se, että yrityksellä on vain yksi oikea tapa ravintoedun ilmoittamiseen Tulorekisteriin, koska yrityksen ravintoedusta peritty korvaus vastaa verotusarvoa. Tällä laajalla ilmoitustavalla ravintoedusta perittyä korvaus ei ilmoiteta erikseen muista luontoiseduista perittyjen korvausten summassa. Liikunta- ja kulttuuriedun osalta ei ilmoiteta Tulorekisteriin mitään tietoja. Käytetystä työmatkaedusta ilmoitetaan verollinen ja veroton osuus erillisillä tulolajeilla.

Perttusen Pellin luontoisetujen ilmoittaminen Tulorekisteriin ei loppujen lopuksi ole valtavan monimutkaista, vaikka tulolajien pyörittely tuntunee vielä melko vieraalta. Tulorekisteriin kannattaa kuitenkin tutustua perustasolla, jotta tunnet tämän velvollisuutesi työnantajana riittävällä tasolla.

Kuten alussa mainitsimme, niin monet taloushallinto-ohjelmistot mahdollistavat luontoisetujen ilmoittamisen Tulorekisteriin automaattisesti. Tarkista siis ensin voiko yrityksesi hyödyntää tätä mahdollisuutta esittelemiemme periaatteiden mukaisesti.

Lisää Kansallisesta Tulorekisteristä muualla

• Verohallinnon oma ohjeistus luontoisetujenilmoittamisesta Tulorekisteriin
• Kauppakamarin informatiivinen blogi
• Visman ohjeet Tulorekisteristä
• Azets Oy Tulorekisteristä
• Suomen Yrittäjät ry Tulorekisteristä