1 Yleistä
Eazybreak HR-integraatiolla siirretään tiedot työsuhde-etuun oikeutetuista työntekijöistä yrityksen HR-järjestelmästä Eazybreak-palveluun täysin automaattisesti. HR-aineiston tiedonsiirtoon käytetään salattua yhteyttä ja sovittua tiedostomuotoa. Yritys muodostaa tiedoston, joka päivitetään Eazybreak-palveluun vain ennalta sovituin väliajoin (esim. päivittäin). Integraatio säästää työaikaa poistaen manuaalisia työvaiheita ja niissä esiintyviä virheitä.
Tärkeää: Työntekijän tilitietoihin ei pidä / ei voi tehdä manuaalisia muutoksia (työntekijöiden lisäys, muutos, poisto). Seuraava HR-päivitys voi kumota manuaalisesti tehdyt muutokset. Yrityksen pääkäyttäjä voi muuttaa vain joitain tietokenttiä manuaalisesti Eazybreak-palveluun. Eazybreak ei vastaa virheistä, jotka aiheutuvat tilitietoihin tehdyistä manuaalisista muutoksista. Jos yrityksen pääkäyttäjä tekee muutoksia, on muutokset tehtävä samanaikaisesti yrityksen HR-järjestelmään ja Eazybreak-palveluun.
2 HR-tietojen päivitys
Yrityksen toimittaman HR-aineiston tulee sisältää kaikki työsuhde etuun oikeutetut työntekijät. Päivitysajo tallentaa palveluun uudet, muuttuneet ja poistuvat työntekijätilit. Päivityksessä työntekijän yksilöivänä tietona käytetään henkilönumeroa tai muuta ennalta sovittua tietoa. Muita pakollisia tietoja on mm. etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, työnantajayritys ja eturyhmä (jolla määritetään mitä etuja henkilö saa käyttöönsä). Muut pakolliset tietokentät sovitaan etukäteen.
3 Integraatiot -raportti
Työnantajatilin Integraatiot-raportissa on nähtävänä viimeisen päivitysajon tulos (Lisätyt uudet tilit, päivitetyt tilitiedot, poistetut tilit, virheelliset tiedot). Työntekijäkohtaisia tietoja voit hakea nimellä tai henkilönumerolla. Raportin tietokentissä voi olla yrityskohtaisia eroja. Kaikki tietokentät eivät välttämättä ole yrityksesi käytössä.
UUDET TILIT
| Työntekijä lisätty | Työntekijä saa tilin käyttöönottoon liittyvät ohjeet sähköpostiinsa. Jos työntekijä ei ole saanut sähköpostia – tarkista, että ilmoitettu sähköpostiosoite on oikea – työntekijän tulee tarkistaa, ettei viesti ole ohjautunut roskaposteihin – lähetä muistutusviesti: Työnantajan työkalut>Työntekijät>Hae/Valitse työntekijä (Ruksi nimen edessä olevaan ruutuun)>Valitse sivun alalaidasta Toiminnot>Muistuta palvelusta. |
MUUTTUNEET TILIT
| Nimi/Eturyhmä/Toimipaikka /Kustannuspaikka muuttunut |
Ei vaadi toimenpiteitä palvelun käyttöön liittyen. |
| Sähköposti muuttunut | Työntekijä saa sähköpostiinsa viestin muutoksesta. Uusi sähköpostiosoite toimii käyttäjätunnuksena. Salasana säilyy samana. |
| Yritys muuttunut | Työntekijän käyttäjätili siirretään uuden työnantajatilin alle. Työntekijän kirjautumistunnukset säilyvät samana. |
| Poissaolo alkanut | Tili asetetaan standby tilaan. Uusia seteleitä ei lataudu tilille, eikä käyttämättömiä etuja voi käyttää, mikäli työntekijän omavastuuosuus vähennetään tehdään palkasta. |
| Poissaolo päättynyt | Tilin standby tila poistuu ja etua voi käyttää normaalisti. |
POISTETUT TILIT
| Työsuhde päättyy | Työntekijän tili poistetaan Eazybreak-palvelusta ilmoitettua päättymispäivää seuraavana päivänä |
| Työntekijä puuttuu aineistosta | Yrityksen Eazybreak-tilillä oleva työntekijä, jonka tietoja (henkilönumeroa) ei löydy HR-aineistosta, poistetaan heti Eazybreak-palvelusta. |
4 Virheiden korjaus
Mikäli työntekijäkohtaisissa tiedoissa on HR-aineistossa virhe, tietoja ei päivitetä Eazybreak Palveluun. Tiedot tulee korjata yrityksen HR-järjestelmään, jolloin tiedot päivittyvät Eazybreak-palveluun seuraavassa päivityksessä.
| Sähköposti puuttuu tai on virheellinen | Tiedot korjataan yrityksen HR-järjestelmään. |
| Yritys/Toimipaikka/Eturyhmä/ Henkilönumero puuttuu tai on virheellinen |
Tiedot korjataan yrityksen HR-järjestelmään. |
| Puhelinnumero / Sähköpostiosoite on jo käytössä toisella työntekijällä | Tieto on jo käytössä Eazybreak-palvelussa. Tarkista, ettei HR-järjestelmässä ole samoja tietoja käytössä muilla työntekijöillä / muissa konsernin yrityksissä. Muussa tapauksessa, ole yhteydessä Eazybreak-asiakastukeen. |
| Siirto ei onnistu. Uudella työnantajalla eri palvelumalli käytössä. | Työntekijän tiliä ei voi siirtää uuteen yritykseen, sillä uusi työnantaja käyttää eri palvelumallia (omavastuun käsittely palkkahallinnon kautta). |
| Tili on standby tilassa, vaikka etua tulee voida käyttää. | Tieto korjataan yrityksen HR-järjestelmään. |