Työnantajan ohjeet – Eazybreak-palvelukuvaus Netvisor-asiakkaille

1 Eazybreak & Netvisor lyhyesti

Eazybreak on monipuolinen ja joustava työsuhde-edun (lounas, liikunta, työmatka, kulttuuri, hieronta, hammashoito) maksutapa. Eazybreak on yrityksen työntekijöilleen tarjoama etu, joka noudattaa verottajan päätöksiä työsuhde-eduista. Eazybreak on sähköinen palvelu, jossa

Eazybreak Palvelu automatisoi

• etujen jaon työntekijöille.
• jaettujen etujen ja tehtyjen maksujen raportoinnin.
• ennakkomaksujen (esim. liikunta) ja käytettyjen sopimukseen perustuvien etujen (esim. sopimuslounas) laskutuksen työnantajalta.
• käytettyjen etujen tilityksen kauppiaille.

Saat helposti palvelusta raportit palkkahallinnon ja laskujen käsittelyn tueksi käytetyistä eduista.

Netvisorin avulla Eazybreak-palvelun käyttöönotto ja käyttö on vieläkin  joustavampaa

Netvisor on älykäs taloushallinnon ja palkanlaskennan ohjelmisto, jonka automaatio tekee asioista vaivattomia. Tiedot liikkuvat sekä ohjelmiston sisällä että rajapinnan (API) kautta muihin yhteensopiviin ohjelmistoihin ilman manuaalista työtä. Automaatio kokoaa ja yhdistää tietoa. Automaatio kirjaa kirjanpidon tositteet, hoitaa ostolaskujen tarkastamisen ja ennustaa lähitulevaisuuden kassavirtaa. Yrityksessä se vapauttaa aikaa tuottavaan työhön sekä säästää kirjanpidon kuluja.

Eazybreakin ja Netvisorin integraatio automatisoi

• työntekijöiden lisäämisen ja poistamisen Eazybreakiin sekä tietojen päivittämisen.
• käytettyjen etujen omavastuuosuuksien kirjaamisen työntekijöiden palkkalaskelmille Netvisorissa.

2 Eazybreak-etutyypit

3 Eazybreak-kauppiaat

• Eazybreak -tarra toimipaikan ulko-ovessa tai kassalla kertoo, että kauppias vastaanottaa maksutavan. Tarrassa on kauppiaan Eazybreak-toimipaikkakoodi, jota käytetään mobiilisetelin tekstiviestimaksussa. Olemme uusimassa tarrojamme, uudet tarramallit ovat jo osittain käytössä ja ne näet alemmassa kuvassa.
• Eazybreak-kauppiaat on listattu Eazybreak-käyttäjätilillä (työnantaja/työntekijä), matkapuhelinsovelluksessa ja www-sivujemme käyttöpaikkahausta.
• Käyttäjätilin Uudet kauppiaat -raportti kertoo viimeisimmät Eazybreak- kauppiaaksi rekisteröityneet toimipaikat.

4 Integraation käyttöönotto

Eazybreakin ja Netvisorin välinen integraatio otetaan käyttöön Netvisor Storessa. Ennen käyttöönottoa tulee tarkistaa seuraavat asiat:

1. Onko kaikille etuihin oikeutetuille henkilöille tallennettu etunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite Netvisoriin?
2. Veloittaako yritykseni työntekijöiden käyttämistä eduista omavastuuosuuden? Jos kyllä niin
   1. vähennetäänkö omavastuu työntekijän nettopalkasta vai
   2. lisätäänkö luontoisetuna bruttopalkan päälle?
3. Onko yritykselläni omavastuun veloitustavan mukainen palkkalaji valmiina Netvisorissa?

Rekisteröinnin yhteydessä hyväksyt Eazybreak Palvelun sopimusehdot, sopimuksen henkilötietojen käsittelystä ja kulloinkin voimassa olevan hinnastomme.

5 Työnantajan tili

Työnantajatilisi sivuilla ja raporteissa on käytössäsi mm. seuraavia toimintoja:

• haku päivämäärillä/hakusanalla
• sarakkeiden lajittelu nousevaksi/laskevaksi osoitekentässä
  • tietojen suodatus alasvetovalikkojen avulla
• siirtyminen edellinen/seuraava painikkeella toisen päivän, viikon tai kuukauden tietoihin
• raportin siirto CSV- tai Excel-tiedostoksi
• käsiteltävän tiedon valinta raportilta rivin alussa olevasta valintaruudusta / kaikkien raportin rivien valinta käsiteltäväksi otsikkorivin alussa olevasta valintaruudusta

5.1 Tänään

Yritystilisi etusivu.  Työntekijätilien lukumäärä ja usein käytetyt toiminnot.

5.2 Yrityksen tiedot

Yritys

Yrityksen perustietoja ovat nimi ja y-tunnus. Voit liittää yrityksiä konserniin valitsemalla konsernitason alas vetovalikosta. Eazybreak rekisteröi pyynnöstäsi konsernitason yrityksen palveluun, jotta konserniin kuuluvat yritykset voidaan liittää tasoon. Lisätietoja kohdassa Konsernitaso (5.3).

Infokirjeet, ohjeet palvelun uusista ominaisuuksista ja mahdolliset häiriötilannetiedotteet toimitetaan ilmoittamaasi Eazybreak tiedotteiden sähköpostiosoitteeseen. Eazybalance-raporttien sähköpostiosoite on käytössäsi, jos käytät etukäteen maksettavia etuja. Saat ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen raportin käytetystä ja jäljellä olevasta ennakosta automaattisesti kuukausittain.

Yrityksen käyttäjätueksi (pakollinen tieto) määritellään henkilö/henkilöt, jotka tuntevat yrityskohtaiset työsuhde-etuun liittyvät toimintamallit ja säännöt.  Työntekijä näkee nämä yhteystiedot omalla Eazybreak-tilillään ja voi olla tarvittaessa yhteydessä yrityksen omaan tukeen työsuhde-eduista.

Voit ottaa käyttöön/poistaa käytöstä Muistuta työntekijöitä Palvelusta automaattisesti ominaisuuden.
Palvelu muistuttaa työntekijää aktivoimattomasta tilistä 14 ja 28 päivän kuluttua rekisteröinnistä ja tämän jälkeen 30. päivän välein.

Laskutustiedot
Laskutusta varten tallennat laskutuksen osoitetiedot, laskutuksen sähköpostiosoitteen ja verkkolaskutustiedot (ei pakollinen). Mikäli verkkolaskutusosoitetta ei tallenneta, toimittaa palvelu automaattisesti PDF-laskun ilmoittamaasi laskutuksen sähköpostiosoitteeseen. Voit lisätä laskutustietoihin yrityskohtaisen viitetiedon ja/ tai sopimustunnisteen laskulle.

Laskut
Raportilla on listattu Eazybreak-palvelun automaattisesti muodostamat laskut.

Pääkäyttäjät eli yritystilin ylläpitäjät
Voit lisätä tai poista yrityksesi Eazybreak-tilin pääkäyttäjiä. Valitse pääkäyttäjä työntekijälistalta. Halutessasi voit lisätä organisaationne ulkopuolisen pääkäyttäjän yhteystiedoilla, jotka eivät kuulu yrityksenne Netvisor-palkansaajille. Pääkäyttäjä saa sähköpostiinsa tiedon käyttöoikeuksistaan. Pääkäyttäjä voi hallinnoida samoilla tunnuksillaan useita asiakasyrityksiä ja konsernitason yritystä, jolloin käsiteltävä yritys valitaan alasvetovalikosta. Voit määritellä käyttäjälle vain lukuoikeudet tilitietoihin (esim. palkkahallinto, kirjanpito). Jos yrityksesi käyttää sopimukseen perustuvia etuja (sopimuslounas), voit valita, kenelle viestitään kauppiassopimuksiin liittyvistä asioista (hallinnoi kauppiassopimuksia).

Toimipaikat
Voit tallentaa / poistaa toimipaikkoja yritystilille ja liittää työntekijöitä toimipaikkaan (Työntekijät > Toiminnot > Siirrä toimipaikkaan).

Kustannuspaikat
Voit tallentaa / poistaa kustannuspaikkoja ja liittää työntekijöitä kustannuspaikkaan (Työntekijät> Toiminnot>Siirrä kustannuspaikkaan). Saat palvelusta tällöin etujen käytöstä kustannuspaikkakohtaisen raportin

Maksuryhmät
Voit tallentaa / poistaa maksuryhmiä  ja liittää työntekijöitä maksuryhmiin (Työntekijät > Toiminnot > Siirrä maksuryhmään). Maksuryhmä -tietoa voidaan käyttää kustannusseurantaan esimerkiksi projekti- tai yksikkötasolla. 

Työntekijätiedot
Ei käytössä Netvisor-asiakkailla.

5.3 Konsernitaso

Konsernitasolla voit seurata yritysten etujen käyttöä koontiraporteilla. Konsernitason yrityksen tunnistat hallinnoimistasi yrityksistä alasvetovalikon @-merkistä. Eazybreak rekisteröi konsernitason yrityksen ja liittää rekisteröimäsi yritykset konsernistasoon pyydettäessä. Konsernitasolla voi ottaa käyttöön jälkikäteislaskujen koontilaskutuksen, jossa kaikkien yritysten etujen käyttö ja palvelumaksut laskutetaan yhdellä ja samalla laskulla. Konsernitason raportteja ovat:

• Tänään: kokonaiskäyttäjämäärät, rekisteröidyt ja aktivoidut tilit
• Edut ja maksut: Koontiraportti etujen käytöstä valitulta ajanjaksolta yrityksittäin
• Käyttöpaikat: Koontiraportti etujen käytöstä valitulta ajanjaksolta käyttöpaikoittain
• Koontilaskutus: Sopimusruokailulaskun erittely yrityksittäin (vain, jos sopimuslounaiden koontilaskutus on käytössä).
• Lajit: Koontiraportti käytetyistä liikuntalajeista valitulta ajanjaksolta

5.4 Työntekijät

Netvisor-integraatiota käytettäessä työntekijöitä ei voi lisätä Eazybreakiin manuaalisesti, ja vain osaa henkilötiedoista voi muokata. Integraatio siirtää automaattisesti Netvisorista Eazybreakiin työntekijän

• Etunimen
• Sukunimen ja
• Sähköpostiosoitteen.

Muut tarvittavat tiedot ylläpidät Eazybreakissa manuaalisesti. Työntekijät voidaan liittää/siirtää toimipaikkoihin, eturyhmiin, kustannuspaikkoihin ja maksuryhmiin. Eturyhmien avulla työntekijöille voidaan antaa erityyppisiä, eriarvoisia tai eri määrä etuja (lue tarkemmin Etujen asetukset). Etujen käyttöä ja kustannuksia voidaan raportoida eturyhmien, kustannuspaikkojen ja maksuryhmien mukaan (kohta 5.8 Raportit).

Voit lähettää työntekijälle sähköpostitse muistutuksen tilin käyttöönotosta, mikäli tiliä ei ole otettu käyttöön (tilin tila luotu). Voit muistuttaa helposti kaikkia työntekijöitä, jotka eivät ole ottaneet palvelua käyttöönsä toiminnolla Muistuta kaikkia tai toiminnolla Muistuta valittuja valitsemalla ensin muistutettavat työntekijät listalta.

NFC hakutoiminteen (käytössäsi vain jos yrityksesi työntekijät käyttävät Eazybreak lähimaksutapaa lounaan maksamisessa) avulla voi hakea työntekijän tiedot lähimaksutunnisteen avulla. Käytä toiminnetta, kun haet kadonneen tunnisteen omistajaa sen koodilla.

Työntekijätietojen muokkaus
Muokkaa-toiminnolla voit muokata seuraavia työntekijän tilitietoja:

• Matkapuhelinnumero
• Kieli
• Eturyhmä
• Toimipaikka
• Kustannuspaikka
• Maksuryhmä
• Käyttäjätilin tila

Työntekijätilin siirtäminen toiseen yritykseen tehdään Netvisorissa, jolloin tieto päivittyy Eazybreak-palveluun seuraavana yönä. Työntekijöiden lisääminen tai poistaminen tehdään myös Netvisorissa, jolloin tiedot päivittyvät Eazybreak-palveluun integraation avulla automaattisesti.

Jos olet Netvisor-integraation käyttöönotossa valinnut uusille työntekijöille käytettäväksi asetuksen Oletusedut – Ei etuja, etujen jakautumiseksi työntekijöiden Käyttäjätilin tila tulee manuaalisesti vaihtaa Ei etuja > Salli edut. Muutoksen jälkeen työntekijä saa sähköpostitse lisäohjeita Eazybreak-palvelun käyttöönottamisesta.

Jaa etuja
Voit lisätä etuja työntekijöille aktivoimalla nimen edessä olevan valintaruudun. Palvelu laskee automaattisesti arvion työntekijän edun tarpeesta, ennen kuin seuraavat edut jaetaan automaattisesti. Muuta määrä tarvittaessa ja valitse Toiminnot> Lisää edut valituille.
^{Voit käsitellä useamman työntekijän tietoja samalla kertaa.
Mikäli työntekijöillä on käytössä ns. hybridilounasmalli (sekä lounas- että sopimuslounas), ei etujen asetuksissa ilmoitettua kuukauden maksimimäärän käyttöä voida ylittää.}

Poista etuja
Voit poistaa käyttöoikeuksia työntekijöiltä aktivoimalla nimen edessä olevan valintaruudun. Ilmoita poistettava määrä ja valitse Poista edut valituilta.
_{Voit käsitellä useamman työntekijän tietoja samalla kertaa.}

Tapahtumat
Raportille tallentuvat Jaa etuja tai Poista etuja –toiminnolla tehdyt manuaaliset muutokset työntekijän etumäärässä.

5.5 Etujen asetukset

Etujen asetuksilla hallinnoit yrityksen käytössä olevia etutyyppejä sekä niiden jako- ja maksuperusteita. Työntekijöitä voidaan jakaa eturyhmiin ja antaa niille ryhmäkohtaiset etujen asetukset. Voit ajastaa asetukset voimaan valitsemastasi päivämäärästä alkaen.

Valitse yrityksessä käytettävät etutyypit.

Etujen asetukset

Ota käyttöön -valinnalla voit lisätä etutyyppejä yrityksenne käyttöön. Muokkaa -valinnalla voit muuttaa jo käytössänne olevia etutyppejä.

Etujen asetuksissa käytetään seuraavia perusasetuksia:

Eazybreak Lounas (katso myös Eazybreak Hybridi)
Valintaruudulla Etutyyppi käytössä vahvistat valinnan. Ilmoita perusasetusten lisäksi

• sallitaanko useampi lounasmaksu päivässä.
• mikä on päivittäisen maksun maksimiarvo
  • voit valita, onko yhden lounasmaksun ylin sallittu arvo ryhmäkohtaisissa asetuksissa asettamasi arvo vai verottajan ilmoittama vuotuinen maksimiarvo.
• sallitaanko lisämaksut Eazybreak-lompakosta (kts. 5.8)
  • voit sallia työntekijöille Eazybreak-lompakon käytön (yritykselle lisämaksullinen), jolloin yhden lounasmaksun arvo sallitaan 50€ asti. Asetustesi mukaisen lounaan maksimihinnan ylimenevä osuus vähennetään työntekijän Eazybreak-lompakosta, jonne hän siirtää rahaa verkkomaksuna.

Eazybreak Sopimuslounas (katso myös Eazybreak Hybridi)
Valintaruudulla Etutyyppi käytössä vahvistat valinnan. Ilmoita perusasetusten lisäksi

• sallitaanko useampi sopimuslounasmaksu päivässä.
• sallitaanko lisämaksut Eazybreak-lompakosta (kts. 5.8)
  • voit sallia työntekijöille Eazybreak-lompakon käytön (yritykselle lisämaksullinen), jolloin yhden sopimuslounasmaksun arvo sallitaan 50€ asti. Kauppiaan kanssa sovitun lounaan maksimihinnan ylimenevä osuus vähennetään työntekijän Eazybreak-lompakosta, jonne hän siirtää rahaa verkkomaksuna.

Eazybreak Työmatka (katso myös Eazybreak Combo)
Valinnalla Etutyyppi käytössä vahvistat valinnan.

Eazybreak Liikunta / Eazybreak Liikunta ja Kulttuuri (katso myös Eazybreak Combo)
Valinnalla Etutyyppi käytössä vahvistat valinnan.

Eazybreak Combo (sisältää valinnaisena liikunta-, kulttuuri, työmatka-, hammashoito ja hierontaedun)
Valinnalla Etutyyppi käytössä vahvistat valinnan.

Eazybreak Hyvinvointi (Hieronta) / Eazybreak Hyvinvointi (Hammashoito)
Valinnalla Etutyyppi käytössä vahvistat valinnan.

Eazybreak Hybridi
Eazybreak Hybridi-lounasmalli mahdollistaa etujen käytön sekä sopimuslounas- sekä lounasedulla. Palvelu valitsee automaattisesti sopimuslounasedun, kun maksu suoritetaan sopimusravintolaan. Muussa tapauksessa maksu tapahtuu lounasedulla.

• Työntekijöiden tileille jaetaan etujen asetusten mukainen määrä kumpaakin etutyyppiä. Esim. jos kuukausittain jaetaan 100€ lounasetua  ja 20 kpl sopimuslounaan maksuoikeutta, ei käytettyjen lounaiden määrä voi kuitenkaan ylittää 20 kappaletta ja näistä enintään 10 maksua voi olla lounasedulla  maksettuja.
• Asetus Usea lounasmaksu päivässä sallittu on sama molemmissa malleissa. Jos määrittelet toiselle etutyypille vain yhden maksun/päivä, sama asetus astuu voimaan myös toiselle etutyypille.

Ryhmäkohtaiset asetukset
Ryhmäkohtaisissa asetuksissa määrittelet kullekin ryhmälle erikseen seuraavat asetukset:

• Edun jakautuminen
  • jako arkipäivien mukaan (vain lounas- ja sopimuslounasetu)
  • ilmoitetun määrän mukaan
  • etu ei ole ryhmällä käytössä
• Jaettavan edun arvo, lounas ja sopimuslounasedussa päiväkohtainen euromääräinen arvo. Jos jaettava edun määrä on 0, voi jo jaettuja etuja käyttää.
• Combo: voit valita mitä etuja voidaan käyttää (liikunta, kulttuuri, työmatka, hieronta, hammashoito) ja näille vuosittaiset euromääräiset käytön maksimirajat.

Voit lisätä uusia ryhmiä toiminnolla Lisää uusi.  Lisätty ryhmä saa oletuksena samat asetukset kuin viimeksi luotu ryhmä. Muuta etujen uuden ryhmän asetukset tarvittaessa.

Oletusedut

Valitse haluatko jakaa uusille työntekijöille automaattisesti Kaikki edut vai Ei etuja. Jos valitset Ei etuja, Netvisor-integraation Eazybreak-palveluun lisäämille työntekijöille ei lähetetä sähköpostiviestejä eikä jaeta etuja. Etujen jakautumiseksi työntekijöiden Käyttäjätilin tila tulee manuaalisesti vaihtaa Ei etuja > Salli edut. Muutoksen jälkeen työntekijä saa sähköpostitse lisäohjeita Eazybreakin käyttöönottamiseksi.

Automaattipäivitys ja ajastus
Voit asettaa lounas- ja sopimuslounasetujen vuosittaiset arvot päivittymään automaattisesti verottajan raja-arvoihin (lounaan maksimi arvo ja työntekijän omavastuuosuus). Valitessasi tämän vaihtoehdon, Eazybreak-palvelu päivittää arvot kunkin vuoden 1. päivänä automaattisesti. Varsinaisia etujen asetuksia ei tarvitse muuttaa.

Sekä etujen asetukset että ryhmäkohtaiset asetukset voidaan ajastaa. Ajastusta käytetään mm. vuodenvaihteessa muutettaessa etujen arvot vastaamaan verottajan uusia ohjeita. Tarkista kulloinkin voimassa olevat verohallituksen antamat ohjeet työsuhde-etujen verotusarvosta (http://www.vero.fi).

Vain yhdet asetukset voidaan ajastaa kerrallaan. Ilmoita uudet etujen asetukset ja valitse ”Ajasta asetukset”. Hae alasvetovalikosta kuukausi, jolloin uudet asetukset astuvat voimaan ja ”Tallenna”. Voimassaolevat ja ajastetut asetukset ovat haettavissa palvelussa.

Tee ajastukset myös ryhmäkohtaisiin etujen asetuksiin tarvittaessa.

Muut etujen käyttöön liittyvät säännöt

5.6 Kauppiassopimukset

Sopimukseen perustuvia etuja voidaan käyttää, kun yritykselläsi ja kauppiaalla on Eazybreak-palvelun kautta tehty voimassa oleva sopimus maksutavan käytöstä (hieronta, hammashoito), lounaan maksimi hinnasta (vain sopimuslounas)  ja jälkikäteen laskutuksesta (vain sopimuslounas). Eazybreak-palvelun kautta tehdyt sopimukset ovat kauppias- ja asiakasyrityksen välisiä sopimuksia, joten sopimukseen liittyvät keskustelut käydään näiden osapuolien kesken. Eazybreak ei vastaan näistä sopimuksista. Pääkäyttäjien tiedoissa voit määritellä, ketkä hallinnoivat kauppiassopimuksia.

Sopimusasetukset
Tallenna yrityksen sopimusasetukset, jotta voit ehdottaa sopimuslounas, hieronta tai hammashoitosopimuksia. Sopimustunnus (esim. lyhenne yrityksesi nimestä, max. 8 merkkiä) näytetään mobiilisetelissä.
Sopimuslounas: Ilmoita lisäksi yrityksesi maksuehto jälkikäteislaskulle (7, 14, 21 tai 30 pv). Eazybreak laskuttaa kauppiaan puolesta yritykseltäsi käytetyt edut ilmoittamallasi maksuehdolla ja suorittaa kauppiaalle tilityksen maksettuasi laskun. Mitä lyhyempi maksuaika laskullasi on, sitä nopeammin Eazybreak tilittää sopimuskumppaneillesi käytetyt edut.

Voimassaolevat sopimukset
Näet voimassaolevat sopimuksesi listalla. Kauppiaan yhteystiedot on sopimuksessa, mikäli sinun tarvitsee olla sopimuskumppaniisi yhteydessä. Sopimus voi olla vahvistettu tai odottaa vielä kauppiaan vahvistusta. Voit tallentaa sopimukselle muistiinpanon ja poistaa tarpeettomat sopimukset.  Voit lähettää kauppiaille muistutuksen sopimusehdotuksestasi, mikäli he eivät ole huomanneet hyväksyä sopimustasi. Voit muuttaa sopimuksen yhteyshenkilöä (pääkäyttäjä) yrityksessäsi.

Ehdota sopimusta
Jotta voit ehdottaa sopimusta, tulee sopimusasetuksesi olla tallennettu. Voit ehdottaa sopimusta usealle kauppiaalle sekä usealle yritykselle (jos toimit ko. yritysten pääkäyttäjänä) samanaikaisesti. Voit lisätä vapaaseen tekstikenttään lisäkommentteja kauppiaille toimitettavaan sähköpostiin.

Kauppias näkee sopimusehdotuksen ja yhteystietosi Eazybreak käyttäjätilillään sekä sähköpostiviestinä. Saat ilmoituksen sähköpostiisi ja käyttäjätilillesi sopimuksen hyväksymisestä / hylkäämisestä/ jo vahvistetun sopimuksen poistosta.

Sopimuslounas: Kauppiaan ilmoittaessa sopimuslounaan hintamuutoksesta, saat muutoksesta ilmoituksen sähköpostiisi. Hintamuutos voi astua voimaan aikaisintaan seuraavana päivänä. Uusi sopimus siirtyy listalle ensimmäiseksi, kunnes se astuu voimaan ilmoitettuna päivänä. Jos et ei hyväksy uutta sopimushintaa, ole yhteydessä kauppiaaseen tai poista sopimus sen astuttua voimaan.

5.7 Eazybalance

Eazybalance on Eazybreak-palvelun tuoteominaisuus, jolla hallinnoit etukäteen maksettavia etuuksia ja ennakkosaldoa kustannustehokkaasti.

Työntekijät voivat käyttää etua, kun ennakkoa on käytettävissä työnantajatilillä. Työntekijöiden käyttämät edut tai työnantajan tukiosuus edusta (kun työtekijä maksaa omavastuuosuutensa verkkomaksuna etukäteen lompakkoon) vähennetään ennakkosaldostasi.

Kuukausittaiset palvelun käyttömaksut, jotka koskevat etukäteen maksettavia etuuksia, vähennetään kunkin käyttökuukauden alussa Eazybalance-saldostasi tai erillisen sopimuksen mukaan.

Eazybreak seuraa ennakkoasi ja etujen käyttöä kootusti (Yhteenveto) ja etutyypeittäin. Kaavio raportoi viikoittain käytetyt edut ja Eazybalance tapahtumat saldoon lisätyt tai siitä vähennetyt summat. Palvelun käytön erittelystä saat kirjanpitoon kuukausikohtaisen raportin ennakkosaldosta vähennetyistä käytetyistä eduista ja käyttömaksuista. Raportti voidaan tilata sähköpostiin automaattisesti kunkin kuukauden päätyttyä  kohdassa Yritys> Eazybalance-raporttien sähköposti.

Eazybalance yhteenveto
Käyttöönotossa määritellään etuun oikeutettujen työntekijöiden lukumäärä, käytettävät etuudet (lounas, liikunta, kulttuuri, työmatka, combo, hyvinvointi (hieronta), hyvinvointi (hammashoito) ja niiden käyttösäännöt ja arvo (Etujen asetukset). Lisäksi määrittelet ennakkolaskulle maksuajan ja ennakon käyttövaran (laskun maksun viivästyessä esim arkipyhien tai pankin viiveiden vuoksi). Maksat kullekin etutyypille oman ennakon.

Ennakon maksaminen
Ilmoittamiesi tietojen avulla Eazybalance arvio ja laskee ensimmäisen ennakkolaskun summan, joka sisältää ensimmäisen käyttöjakson ennakon, käyttömaksut ja tilin käyttövaran.

Mikäli käytät automaattista laskutusta, lähettää palvelu yrityksellesi uuden ennakkolaskun, kun ennakkoa tulee täydentää (huomioiden maksuehdon ja tilin käyttövaran).  Usein uusi lasku muodostuu, kun aikaisempi lasku näkyy maksettuna tililläsi. Mikäli et käytä automaattista laskutusta, tulee sinun itse huolehtia ennakon riittävyydestä. Voit myös siirtää ennakkoa nopeampaan käyttöön verkkomaksuna tai ylimääräisellä laskulla.

5.8 Eazybreak-lompakko

Lompakko on Eazybreak-palvelun tuoteominaisuus, jota voidaan käyttää omavastuuosuuksien maksuun tai korkeampien lounasmaksujen maksamiseen. Lompakon ollessa käytössä, voi työntekijä maksaa rahaa verkkomaksuna sovelluksen tai nettitilin Siirrä rahaa lompakkoon -toiminnolla.

Lompakkoon siirretyn rahan palautuksista vähennämme  työntekijältä hinnastomme mukaisen kulun. Osapalautuksia emme voi tehdä.

Omavastuuosuuden vähennys lompakosta
Työntekijän omavastuuosuus vähennetään hänen henkilökohtaisesta lompakostaan, jos etujen asetuksissanne on näin määritetty. Yritystilisi Maksut-raportissa esitetään selkeästi työntekijältä vähennetty osuus edusta.

Lounaan lisämaksun vähennys lompakosta (lounas, sopimuslounas)

Salliessasi etujen asetuksissa lounaan lisämaksut Eazybreak-lompakosta, voi työntekijä maksaa mobiilisetelillään korkeamman lounasmaksun (max. 50€). Lounaan arvon ylittäessä etujen asetuksissa ilmoittamasi maksimiarvon, vähennetään ylimenevä osuus työntekijän lompakosta.

Esimerkki lompakon lisämaksusta: Yritys A tarjoaa työntekijöilleen Eazybreak Lounas -etua 10,70 € / työpäivä palkasta vähennettävällä 75 % omavastuulla. Yritys A sallii lisämaksujen tekemisen lompakosta, ja päivittäisen lounasmaksun maksimi on 10,70 €.
Työntekijä Minna tekee 14,00 € lounasmaksun kotiinkuljetetusta lounaasta. 10,70 € asti maksu käsitellään lounasetuna. Minnan omavastuu tästä on 8,03 €, jonka yritys vähentää Minnan palkasta Eazybreak-raporttien tai palkkaintegraation avulla. 10,70 € ja 14,00 € erotus 3,30 € vähennetään Minnan lompakosta, jolloin Minnan yhteenlaskettu osuus 14,00 € maksusta on 11,33 €. Yrityksen osuudeksi jää 2,67 €.

Lompakon käyttö lounaan lisämaksuihin on yritykselle maksullinen lisäpalvelu (katso hinnasto)

5.9 Raportit

Raporteista saat reaaliaikaiset ja yksityiskohtaiset tiedot etujen jaosta ja käytöstä.
Raporteissa: L= Lounas, SL = Sopimuslounas, T=Työmatka, L= Liikunta, LK = Liikunta ja kulttuuri, CO=Combo, H= Hyvinvointi/Hieronta, HA=H= Hyvinvointi/Hammashoito

Edut
Kuukauden aikana jaetut, käytetyt ja käytössä olevat edut/ työntekijä (euroina tai kappaleina).

Maksut
Etujen käyttö kappaleina ja euromääräiset osuudet. Ryhmittele raportteja tarpeen mukaan: työntekijöittäin, eturyhmittäin tai kustannuspaikoittain. Raportit ovat mm. kirjanpidon (jälkikäteen laskutettavien sopimuslounaiden laskujen tarkistus) työvälineitä.
Laskujen tarkistus: Hae raportti haluamaltasi laskutus ajalta (1.-15.pv tai 16-31.pv) – Ryhmittely: Kustannuspaikoittain.  Jos yrityksesi käytössä on ateriaeduissa lompakon lisämaksu, vähennä maksujen arvosta työntekijän Lisämaksut lompakosta.

Palkat
Hae raportti haluamaltasi ajalta. Lataa tiedostona toiminnolla voit viedä palkka-aineiston CSV-tiedostoksi tiettyjen palkanlaskentajärjestelmien edellyttämässä muodossa.

Käyttöpaikat
Raportti kertoo etujen käytön kauppiastoimipaikkakohtaisesti. Jos yrityksen käytössä on sopimuslounasetu, on käytössä kaksi erillisraporttia halutulta ajanjaksolta: Kaikki sopimuspaikat (myös ne paikat joissa ei ole ollut käyttöä) ja sopimuspaikat, joissa on ollut käyttöä.

Käyttöaste
Erikoisraportti liikuntaedun käytöstä. Rekisteröityjen ja aktivoitujen tilien määrä ja käyttöaste aktivoitujen tilien osalta.

Lajit
Erikoisraportti liikuntaedun käytöstä, etujen käyttö liikuntalajeittain.

6 Maksaminen

Työntekijä voi käyttää Eazybreak-maksutapaa, kun

Työntekijä on hyväksynyt palvelun käyttöehdot.

• Työntekijän tilillä on käyttämätöntä etua.
• Työntekijä on siirtänyt Eazybreak-lompakkoonsa rahaa (palvelumallissa, jossa omavastuu vähennetään lompakosta).
• Työnantajan tilillä on riittävästi ennakkomaksua (etukäteen maksettavat edut).
• Työnantajalla on kauppiaan kanssa voimassa oleva sopimus lounasruokailusta ja jälkikäteen laskutuksesta Eazybreak -palvelussa (Sopimuslounas) / edun käytöstä (Hieronta, Hammashoito).

Maksusuoritus tehdään matkapuhelimella sen käyttöpäivänä tai Eazybreak-lähimaksuna. Matkapuhelimeen toimitettu mobiiliseteli eli maksukuitti esitetään kassalla maksuna ostosta 15 minuutin kuluessa maksusuorituksesta tai sovitaan maksun varmistuksesta erikseen kauppiaan kanssa (mm. liikuntapaikat) esim sähköpostitse, mikäli tarkistusta kassalla ei voida tehdä. Lähimaksu voidaan tehdä ravintoloissa, joissa on Eazybreak-maksupääte ja maksajalla Eazybreak-tiliin liitetty lähimaksutunniste.

Maksutavan käyttöönotosta ja maksamisesta on yksityiskohtaiset omat ohjeet.

7 Laskutus

Lasku toimitetaan työnantajatilisi laskutustietojen mukaisesti joko verkko- tai PDF-laskuna sähköpostitse. Laskutustietoihin voidaan tallentaa yrityskohtainen viite ja/tai sopimustunniste sekä valita laskun kieli (suomi, englanti).  Eazybreak Palvelussa laskutus on täysin automatisoitu. Tästä syystä laskun tulee maksaa siinä ilmoitetuin tiedoin (summa, viitenumero). Poikkeavin tiedoin maksetusta laskusta peritään palveluhinnastomme mukaisen lisämaksun.

Jälkikäteen laskutettavat edut

• Yrityksesi saa koontilaskun käytetyistä eduista kaksi kertaa kuukaudessa (kuukauden 15. ja viimeinen pv) tilillä ilmoitetun maksuehdon mukaisesti (14, 21 tai 30 pv). Mitä lyhyempi maksuehtosi on, sitä nopeammin kauppiaat saavat tilityksensä.
• Työntekijän maksaessa omavastuuosuutensa lompakostaan, laskutetaan yritykseltä työnantajan tukiosuus käytetyistä edusta.
• Palvelun kuukausikohtaiset käyttömaksut laskutetaan edellisen kuukauden viimeisessä laskussa.
• Konsernitasoon liitettyjen yrityksen etujen käyttö ja palvelumaksut voidaan laskuttaa kootusti yhdellä laskulla. Koontilaskutus otetaan käyttöön konserniyrityksen laskutusasetuksissa. Laskun maksava yritys valitaan alasvetovalikosta. Lasku sisältää yhteenlaskettuna käytettyjen etujen kappalemäärän, laskutettavien etujen arvon ja palvelumaksut. Konsernitason raportista Koontilaskutus nähdään erittelyt yrityksittäin.

Maksun viivästyminen aiheuttaa viiveen kauppiastilityksissä. Maksa lasku eräpäivään mennessä. Eazybreak voi tilittää etujenne käytön yrityksen valitsemille sopimusravintoloille vasta, kun lasku näkyy maksettuna Eazybreak-palvelussa. Maksumuistutuksesta perimme palveluhinnastomme mukaisen lisämaksun.

Etukäteen laskutettavat edut (Eazybalance)
Maksat etukohtaista ennakkoa käyttäjätilillesi. Eazybreak lähettää automaattisesti uuden ennakkolaskun, kun ennakkoa on Eazybalance asetustesi mukaisesti liian vähän.

8 Omavastuuosuuden veloitus

Edun sisältäessä työntekijän osuutta, se käsitellään valitsemallasi tavalla:

9 Lisäpalvelut

9.1 Lähimaksaminen

Eazybreak lähimaksaminen on joustava ja nopea tapa lounaan maksamiseen kävijämääriltään suurissa lounasravintoloissa. Kysy erikseen hinnoitelluista Eazybreak-lähimaksupääteestä ja maksutunnisteista lisätietoja myynnistämme ([email protected]).

10 Käyttäjätili

Mikäli käytät itse etua, saat käyttöösi samoilla käyttäjätunnuksilla Työnantajan tilin lisäksi Työntekijän tilin hyväksyttyäsi työntekijän käyttöehdot.

Käyttäjätilille kirjautuminen
Sähköpostiosoite toimii käyttäjätunnuksena Eazybreak-käyttäjätilillesi. Salasanan voi käyttäjä muuttaa tarvittaessa tilitiedoissaan.

Mikäli kirjautuminen käyttäjätilille ei onnistu:

• tyhjennä selaimen historiatiedot. Vanhat kirjautumistiedot voivat sekoittaa kirjautumista.
• sulje ja avaa selain uudelleen ja siirry www.eazybreak.com sivulle.
• mikäli kopioit käyttäjätunnuksesi tai salasanasi kirjautumissivulle, varmista, ettei tunnuksen
  eteen tai loppuun jää erehdyksessä. ylimääräisiä merkkejä.
• kokeile kirjautumista eri selaimella tai kokonaan eri työasemalla
• vaihda salasanasi kirjautumissivun Unohditko salasanasi? toiminnolla.

Salasanan vaihto
Salasanan tulee olla vähintään 8 merkkiä pitkä ja sisältää sekä numeroita että kirjaimia. Suosittelemme vaihtamaan riittävän usein ja käyttämään riittävän vahvaa salasanaa.

Unohtunut salasana
Vaihda salasanasi kirjautumissivun Unohditko salasanasi? toiminnolla. Saat salasanan muuttamiseen ohjeet sähköpostiisi.

11 Sopimusehdot ja tietosuojaseloste

Eazybreak Palvelun ehdot työnantajalle ja työntekijälle, sopimusehdot henkilötietojen käsittelystä sekä tietosuojaseloste ovat nähtävänä myös käyttäjätililläsi. Hyväksyt työnantajan sopimusehdot rekisteröinnin yhteydessä. Työntekijän ehdot sinun tulee hyväksyä erikseen työntekijän työkaluissa, mikäli käytät etuja.

12 Lisäpalveluhinnasto

Kulloinkin voimassa oleva hinnastomme on nähtävänä verkkosivuillamme.

13 Käyttäjätuki

13.1 Työnantajan tuki

13.1 Työnantajan tuki

Työnantaja (Eazybreak-pääkäyttäjä)

• vastaa tietojen oikeellisuudesta Eazybreak Palvelussa mm.
  • lisää, muokkaa ja poistaa työntekijän tilitiedot Eazybreak Palvelussa.
  • määrittelee ja ylläpitää etujen käyttöön tarvittavat säännöt
  • valitsee sopimuskumppanit  ja ehdottaa sopimukset (sopimusruokailu, hieronta, hammashoito).
  • huolehtii laskujen maksamisesta ja palkkaraporttien toimittamisesta
• auttaa työntekijöitä mm. seuraavissa yrityskohtaisissa kysymyksissä:
  • työsuhde-etuihin liittyvät yrityskohtaiset säännöt
  • käyttäjätilien avaus ja sulkeminen
  • yrityksen käyttämät etutyypit, yrityskohtaiset ohjeet ja toimintamalli
  • lähimaksamisen maksutunnisteet (mikäli yrityksen käytössä)
  • sopimuspaikat ja sopimushinnat (mikäli käytössä sopimuksiin perustuvat edut)

13.2 Käyttäjätilin ohjeet

Työnantajan sekä työntekijän käyttäjätilillä on kattavat ohjeet Eazybreak Palvelun käyttöönotosta ja maksutavan käytöstä. Suosittelemme lukemaan myös Palvelun käyttöön liittyvät ohjeet ongelmatilanteissa.

13.3 Eazybreak käyttäjätuki

Ole tarvittaessa yhteydessä Eazybreak-käyttäjätukeen. Autamme mielellämme.
Puhelin     : 0207 40 2730, arkisin klo 8-17
Sähköposti: [email protected]